Le traitement en comptabilité des recettes (cotisations ou autre) peut poser des difficultés aux personnes qui ne sont pas très au fait de la comptabilité. Ceci devrait les aider.

Écriture de la cotisation

Pour saisir une recette, une cotisation, ou autre reçue via un prestataire tiers comme HelloAsso, Paypal, Stripe, ou autre, le mieux consiste à procéder de la manière suivante :

• créer un compte bancaire (de type 512XXX dans le plan comptable français) au nom de ce prestataire ;
• lors de la réception des règlements procéder à la saisie entre le compte de produits (synonyme de recettes) et le compte bancaire au nom du prestataire ;
• lorsque le prestataire reverse les fonds collectés sur votre compte, enregistrer un virement entre le compte du prestataire et le compte de la banque.

En effet, tous ces prestataires sont des sociétés bancaires, et ouvrent donc un compte au nom de votre organisme directement chez eux ou chez une société tiers qui dispose d'un agrément bancaire. Il convient donc de les traiter comme un type de banque.

Si vous percevez les cotisations en « bloc » par période mais souhaitez les relier aux membres

Création d’une activité spécifique

Dans le menu Membres > Activités et cotisations, vous pouvez, soit ajouter une activité spécifique, soit, sans doute préférable, ajouter un tarif à une activité existante.

Au niveau de comptabilité, vérifier que la case Enregistrer en comptabilité est décochée. Ainsi, chaque fois que vous enregistrerez le paiement de la cotisation, il n’y aura pas d’écriture comptable.

Enregistrer les virements

Au besoin, créer un sous-compte spécifique : Comptabilité > Plans comptables puis sur Modifier ou recopier un plan comptable. Cliquez sur le bouton Comptes usuels du plan comptable.

Pour l’écriture, allez dans Comptabilité, Saisie d'une écriture par exemple en affectant le montant au compte 756 Cotisations.

Cette façon de faire permet, d’une part, de tenir compte des paiements individuels et de pouvoir, ainsi, utiliser les fonctionnalités de rappel automatique, d’autre part, de saisir le montant réellement perçu de la part de l’organisme qui prend sa marge dessus.

Voir aussi

• Activités et cotisations
• Créer des sous-comptes