Au moment de passer d’un exercice comptable à l’autre, il arrive qu’on ne sache pas comment enregistrer certains paiements.

Exemple : un membre nous règle l'adhésion de l'année 2024 en décembre 2023, alors que notre exercice 2024 ne commence qu'au 1er janvier 2024. Cette adhésion est réglée en espèces et est d'un montant de 30 €.

Pour gérer ce cas il faut procéder à des saisies avancées, sans passer par l'enregistrement en comptabilité lors de l'inscription à l'activité.

1. Il faut commencer par enregistrer le paiement sur l'exercice où celui-ci a été reçu, dans le compte 487 — Produits constatés d'avance (aussi appelé PCA), au crédit ;
2. Ensuite, pour l'exercice suivant, qui correspond à celui de l'activité, on débite le compte 487 pour créditer le compte de produits correspondant, par exemple 756 — Cotisations.

Le compte de tiers 487 fait office de compte "d'attente" pour l'exercice suivant. Son solde doit être reporté dans la balance d'ouverture de l'exercice suivant. C'est normalement fait automatiquement par la balance d'ouverture de Paheko.

On réalise donc une première écriture sur l'exercice précédent (2023 dans notre exemple) :

Compte	Débit	Crédit
530 — Caisse	30 €
487 — PCA		30 €

Rappel : en comptabilité, la caisse (et les comptes en banque) est comme un tiers à qui on confierait notre argent, donc on la débite quand on y met de l'argent car elle nous doit de l'argent.

On saisit ensuite une seconde écriture sur l'exercice suivant (2024 dans notre exemple) :

Compte	Débit	Crédit
487 — PCA	30 €
754 — Cotisations		30 €

Ici on va débiter le compte 487, qu'on avait auparavant crédité, et on crédite le compte 754 pour indiquer qu'on a reçu un produit (recette).

Ensuite il faut inscrire les membres, en décochant la case Enregistrer en comptabilité, puis lier manuellement ces deux écritures avec les inscriptions. Voir comment gérer les activités et cotisations d’un exercice ou d'une année à l’autre.