Comment traiter des échéances d’emprunt, surtout quand, ce qui est très courant dans une association, les personnes qui assurent la comptabilité n’ont que des connaissances comptables réduites ?

Le principe : les échéances des emprunts doivent, comme toute autre dépense ou dette, être comptabilisées au rythme des paiements, généralement mensuels. Mais, auparavant, il faut comptabiliser les fonds que l’on vient de recevoir.

Comptabilisation des fonds

On doit comptabiliser le montant de l’emprunt et les frais de dossiers éventuels (et quasi-systématiques) séparément.

1 ― Écriture du montant de l’emprunt (ici 1500 €) :

Compte	Débit	Crédit
164 ― Emprunts auprès des établissements de crédit		1500 €
512 ― Banques (ou le sous-compte spécifique)	1500 €

2 ― Comptabilisation des frais de dossiers (ici 30 €) :

Compte	Débit	Crédit
627 ― Services bancaires et assimilés	30 €
512 ― Banques (ou le sous-compte spécifique)		30 €

Comptabilisation des remboursements

On passe par une écriture de type « Avancé ». Dans cet exemple : on part sur un emprunt de 1 500 € à rembourser sur 18 mois avec un taux d’intérêt annuel de 3,5 %.

Une ligne pour noter le remboursement de l’emprunt (compte 164), une pour comptabiliser les charges d’intérêt (compte 661) et une pour noter le paiement (compte 512).

Compte	Débit	Crédit
164 — Emprunts auprès des établissements de crédit	84,42€
661 — Charges d’intérêts	8,85 €
512 ― Banques (ou le sous-compte spécifique)		93,62 €

Astuce pour se faciliter la vie

On peut utiliser le tableau au format ODS (ouvert et travaillé par la plupart des suites bureautiques, LibreOffice, Excel, OnlyOffice, etc.) à télécharger. Il permet de calculer les échéances d’un prêt et de faire les écritures comptables et on peut l’importer dans Paheko en début d’exercice, par exemple, pour ajouter toutes les écritures en une seule fois pour l’année et éviter ainsi des risques d’erreurs, ou d’oublis. Il n’y a que les données de base, nom et montant de l’emprunt, durée, pourcentage des intérêts, etc. à ajouter sur la feuille Mode d’emploi et les calculs se font de tout seul sur la feuille Échéances.

Ce tableau est formaté au format « import complet groupé ». Pour importer les données dans Paheko :

1. sélectionner la tranche d’échéances à importer et la copier (le tableau prend en compter le remboursement sur la globalité de la période, donc, le plus souvent, plus d’une année),
2. dans un autre classeur, faire un Collage spécial (menu Édition de la plupart des tableurs) et coller Valeurs & formats (il est important de prendre en compte les formats),
3. dans Paheko, aller sur la comptabilité dans Exercices et rapports, cliquer sur Import pour l’exercice concerné,
4. choisir le type « complet groupé »,
5. aller cher cherche le fichier (bouton Parcourir) sans oublier de cocher la case « Créer toutes les écritures », cliquer sur le bouton Charger le fichier,
6. vérifier que les colonnes correspondent aux désidératas de Paheko (si vous n’avez pas modifié les intitulés de colonne, c’est bon), et cliquer sur le bouton Prévisualiser, le logiciel vous indique le nombre d’écritures qui seront importées.

Il ne reste plus qu’à importer et à faire les rapprochements bancaires en cours d’année.

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