La vente de produits dérivés, t-shirts, mugs, casquettes, etc. ou non sur des manifestations diverses (forums d’association, etc.) fait souvent partie des recettes des associations1. Comment traiter cela en comptabilité si on n’utilise pas l’extension Caisse de Paheko ?

À noter : ce qui figure ci-dessous est délivré à titre indicatif et concerne surtout les petites et moyennes associations.

Encaisser les paiements

La plupart du temps, sur les diverses manifestations où les associations sont amenées à intervenir et à vendre des produits, elles ne délivrent pas systématiquement une facture par produit vendu. Mais les règles de la comptabilité imposent de garder une trace de tout.

Il convient dans ce cas de prévoir pour chaque manifestation un cahier, ou une feuille de classeur informatique sur lequel on notera les ventes et les montants ainsi que le nom et la date de la manifestation. Ce document servira de document comptable.

À télécharger : si ça peut aider, un fichier de classeur, utilisable sur n’importe quel logiciel tableur tel Calc de LibreOffice, Excel, OnlyOffice, Calligra Sheet, etc. La feuille est calibrée pour une impression A4 et peut être utilisée en version papier. Il faudra saisir le nom et la date de la manifestation.

Écriture comptable

Saisir le produit de la vente dans les Recettes ainsi :

• Type de recette : compte 7780 ― Manifestations diverses
• Compte d’encaissement : 530 ― Caisse.

Quel que soit le mode de paiement, espèces ou non.

Ensuite, il sera toujours possible de débiter les montants ainsi obtenus de la caisse vers la banque en passant par un Virement :

• De : 530 ― Caisse.
• Vers : 512A ― Compte courant (ou un autre compte que vous aurez configuré) ou 5112 ― Chèques à encaisser, en fonction des types de paiement.

À noter : le montant indiqué en comptabilité dans la caisse doit correspondre exactement à celui qui y figure.

Aller plus loin

• La caisse et les associations
• L’extension Caisse, configuration

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À condition que cette source de revenus figure explicitement dans les statuts de l’association.