Il y a des écritures qui reviennent de manière récurrente, notamment au niveau des dépenses, et dont le montant ne varie que peu : loyer, assurances, abonnement internet, par exemple.

L’idée serait de pouvoir les enregistrer "en bloc" et constater le paiement au fur et à mesure. Pour cela, on va utiliser une feuille de tableur (Calc, Calligra Sheets, Excel, Gnumeric, Google Sheet, OnlyOffice, etc.) qui pourra resservir, mise à jour, d’une année sur l’autre.

Il faudra procéder dans cet ordre :

1. Créer un compte de tiers spécifique, et, au besoin, un compte de dépense ;
2. Créer le tableur avec votre logiciel favori de tableur, donc en dehors de Paheko ;
3. L’importer dans le logiciel ;
4. Puis, tout au long de l’année, constater le règlement.

Créer le fichier des écritures

Pour faire au plus simple, téléchargez le fichier exemple ci-dessous. Il s'agit au départ d'un export simplifié de Paheko, qui comporte toutes les colonnes avec les intitulés du logiciel.

Contenu des colonnes :

• Numéro d’écriture : laissez vide ;
• Type : le choix dépend du type d’écriture, il doit être strictement identique aux types d’écriture de Paheko, en l’espèce (écriture du loyer par exemple), le type est Dette ;
• Statut : il doit impérativement être En attente de règlement ;
• Compte de débit : c’est le compte concerné par la dépense, un compte de classe 6, dans l’exemple 6132 ;
• Compte de crédit : c’est le compte de tiers concerné, un compte que vous aurez créé au préalable, dans l’exemple 4010B ;
• Date : l’information est obligatoire, indiquer la date prévue de règlement ou de réception de la facture ;
• Montant : il doit être obligatoirement rempli.

Les autres colonnes sont laissées à votre libre appréciation (certaines ne pouvant être remplies qu’avec le paiement effectif).

Astuce : pour aller plus vite, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de remplissage du tableur. Voire ajouter des listes de tri (dans Calc de LibreOffice, cela se passe dans Outils > Options > LibreOffice Calc), ce qui a été fait dans l’exemple.
La date a également été incrémentée automatiquement à partir de la première date.

Importer les écritures

Dans Exercices et rapports, allez sur l’exercice concerné et cliquez sur le bouton Import.

Cochez la case Simplifié (comptabilité de trésorerie) et cliquez sur le bouton Continuer pour aller chercher le fichier .csv et terminer l’import.

Il faudra ensuite faire correspondre les champs. Si vous avez utilisé le classeur exemple ou l’export simplifié de votre comptabilité, il n’y a rien à faire à ce stade, à part vérifier que tout va bien et cliquez sur le bouton Continuer pour terminer.

Une fois que c’est importé, on revient sur la page Exercices et une ligne verte en haut de la page signale que tout s’est bien déroulé.

Constater le paiement

Pour constater le paiement, rendez-vous dans le Suivi des écritures, sur l’onglet Dettes. Cliquez sur le bouton Régler cette dette.

Il faudra sélectionner le compte de règlement concerné, vérifier le montant. Et, éventuellement, ajouter des informations complémentaires : numéro de pièce comptable, références du payement, etc.

On retrouve l’écriture dans les types d’écriture avancées.

Pour compléter

• Les comptes de tiers
• Créer des sous-comptes
• Lier une (ou des) écriture à un paiement.