Il y a des écritures qui reviennent de manière récurrente, notamment au niveau des dépenses, et dont le montant ne varie que peu : loyer, assurances, abonnement internet, par exemple. En comptabilité, ce sont des dettes ou des créances.

Il est possible d'enregistrer toutes ces écritures d'un coup et d'en constater le paiement au fur et à mesure. Pour cela, on va utiliser une feuille de tableur (Calc, Calligra Sheets, Excel, Gnumeric, Google Sheet, OnlyOffice, etc.), qui pourra resservir en la mettant à jour chaque année.

Il faudra procéder dans cet ordre :

1. Créer un compte de tiers spécifique, et, au besoin, un compte de dépense ;
2. Créer un tableur détaillant les écritures, en dehors de Paheko (voir fichier exemple) ;
3. Importer le tableur dans Paheko ;
4. Puis, tout au long de l’année, suivre les paiements.

Créer le fichier des écritures

Pour faire au plus simple, téléchargez le fichier exemple ci-dessous. Il s'agit d'un export qui reprend les champs qui sont demandés par Paheko pour importer des écritures.

Contenu des colonnes :

• Numéro d’écriture : laissez vide ;
• Type : le choix dépend du type d’écriture, il doit être strictement identique aux types d’écriture de Paheko. Dans notre exemple, il y a une première écriture de loyer de type Dépense, et plusieurs écritures de type Dette pour les factures restant à payer ;
• Statut : il doit impérativement être En attente de règlement (ou laissé vide pour l'écriture de dépense) ;
• Compte de débit : c’est le compte concerné par la dépense, un compte de classe 6, dans l’exemple 6132 ;
• Compte de crédit : c’est le compte de tiers concerné, un compte que vous aurez créé au préalable, dans l’exemple 4010B (et 512A pour la dépense) ;
• Date : l’information est obligatoire. Indiquez la date prévue de règlement ou de réception de la facture ;
• Montant : il doit être obligatoirement rempli.

Les autres colonnes sont laissées à votre libre appréciation (certaines ne pouvant être remplies qu’avec le paiement effectif).

Astuce : pour aller plus vite, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de remplissage du tableur, voire même ajouter des listes de tri (dans Calc de LibreOffice, cela se passe dans Outils > Options > LibreOffice Calc), ce qui a été fait dans l’exemple.
La date a également été incrémentée automatiquement à partir de la première date.

Importer les écritures

Suivez les étapes détaillées sur la page Importer des écritures comptables, en sélectionnant le format de données comptables Simplifié.

Voici les écritures créées suite à l'import :

Constater le paiement

Si le paiement est réalisé en une seule fois, vous pouvez solder la dette ou la créance.

Si vous souhaitez enregistrer plusieurs paiements pour une seule écriture, vous pouvez enregistrer des acomptes au fur et à mesure de la réception des paiements.

Pour compléter

• Les comptes de tiers
• Créer des sous-comptes
• Lier des écritures entre elles
• Importer des écritures comptables
• Enregistrer une dette, une créance
• Enregistrer un acompte