Que recouvre la notion de « caisse » et comment la traiter dans la comptabilité de l’association.

Qu’est-ce que cela recouvre ?

La « caisse » contient les espèces possédées par l’association et permet d’en suivre les mouvements :

• entrées (les encaissements) ;
• sorties (les décaissements), tout paiement en espèce est considéré comme un paiement par la caisse.

Par extension, on peut y ajouter les paiements par chèque, voire, par carte bancaire, ce que fait l’extension Caisse de Paheko pour les chèques. Mais, à l’ouverture de la caisse, on ne prendra en compte que les espèces. Et, à l’encaissement, les paiements par chèques et cartes bancaires seront traités distinctement des paiements en espèces.

Le solde d’une caisse est soit créditeur, soit nul, mais il ne peut jamais être négatif. D’une manière générale, il est conseillé d’avoir des espèces, particulièrement de la monnaie, lors d’une manifestation où l’association doit vendre des produits afin, tout bonnement, de pouvoir rendre la monnaie aux acheteurs.

Et enfin, comme pour tout le reste en comptabilité tous les mouvements de caisse, en entrée comme en sortie, doivent faire l’objet de justificatifs : notes et reçus divers, cahier ou classeur spécifique qui tient lieu de « brouillard de caisse1 », ou, évidemment, l’extension de Caisse de Paheko qui produit des notes au format pdf.

Les documents liés à la caisse doivent être conservés selon les mêmes règles que tous les autres documents comptables.

Traitement comptable de la caisse

Le traitement comptable ci-dessous est la procédure complète notamment pour les entreprises. Quand on utilise l’extension Caisse de Paheko, les écritures comptables se font lors de la synchronisation avec la comptabilité. Vous aurez, de toute façon, besoin de connaître la liste des comptes nécessaires pour configurer la caisse. Il est, évidemment, possible d’utiliser des comptes personnalisés, par exemple un compte par grande catégorie de marchandise (ce qui donnerait 707A, 707B etc.).

Encaissements

Pour les paiements en espèce, on débite le compte 530 Caisse quand les paiements par chèques devront être débités sur le compte 5112 Chèques à encaisser. Et on crédite les comptes selon le type de recettes à savoir :

• 701 Vente de produits finis, s’ils sont fabriqués par l’association à partir de matières premières, qui peuvent être récupérées, recyclées ou réemployées, par exemple ce qui pourrait être fabriqué par les membres de l’association lors d’ateliers ;
• 706 Prestations de services, par exemple des participations à des ateliers ;
• 707 Ventes de marchandises, notamment les t-shirts, mugs, sacs et autres produits dérivés que sont susceptibles de vendre les associations, ou encore, les pièces détachées de vélo, des livres qu’elle aurait produits bref, tout ce qui est susceptible d’être acheté et revendu par l’association en l’état ;
• 754 Ressources liées à la générosité du public ;
• 756 Cotisations ;
• 7780 Manifestations diverses, ressources provenant de manifestations au profit de l’association, emplacements de vide-greniers par exemple, les ventes de produits lors de ces manifestations sont, par contre, comptabilisées dans les comptes 701 et 707.

Décaissements

Quand on dépose l’argent de la caisse en banque, il faut le comptabiliser différemment selon qu’il s’agit de chèques ou d’espèces.

Les espèces sont à comptabiliser ainsi :

• quand on les retire de la caisse
• au débit dans le compte 580 Virements internes2 ;
• au crédit dans le compte 530 Caisse.
• quand on les met en banque pour en constater l’encaissement sur le compte bancaire :
• au débit, sur le compte bancaire (ou d’épargne) concerné, par exemple 512A Compte courant ;
• au crédit dans le compte 530 Caisse.

Les chèques seront inscrits :

• au débit dans le compte bancaire concerné, par exemple 512A Compte courant ;
• au crédit dans le compte 5112 Chèques à encaisser.

Les paiements en espèces effectués par l’association avec la caisse, seront traités ainsi :

• au débit le compte d’achat concerné, la plupart du temps, comme il s’agit généralement de petites fournitures ou de produits d’entretien, les comptes 606 Achats non stockés de matières et fournitures ;
• au crédit dans le compte 530 Caisse.

Utilisation du compte 580 ― Virements internes

L’utilisation de ce compte est facultative pour ce genre d’opération. Mais il permet de régler notamment des opérations qui ont lieu avec un décalage dans le temps, par exemple une montant retiré de la caisse en fin d’année, un 31 décembre et déposé en banque au début de l’année suivante, le 2 janvier. Dans ce cas, on est sur deux exercices.

Le compte 580 permet d’indiquer l’argent est en cours de transfert pour reprendre le vocabulaire comptable (et de suivre ce montant « à la trace »).

Aller plus loin

• L'extension Caisse
• Ventes de marchandises sur une manifestation
• Encaissement des chèques.

1

Le brouillard de caisse est le document manuscrit qui permet de suivre les mouvements de la caisse.

2

Attention, ce n’est pas un compte usuel dans Paheko. Il faudra afficher touts les comptes pour le voir, et, au besoin, l’ajouter comme compte usuel.