Importer une liste de membres
Pour ne pas avoir à ressaisir la liste des membres de l’association, on peut l’importer à partir d’un tableur (Calc de LibreOffice par exemple, ou Excel) ou d’une base de données. Les formats acceptés sont les formats de tableur les plus courants ODS et XLSX ainsi que CSV (si votre liste est dans une base de données qui n’exporte que dans ce format).
Remarque : s’il y a des champs spécifiques qui ne figurent pas sur la fiche des membres par défaut, il faut d’abord la configurer avec ces champs avant d’importer la liste.
Préparation du fichier
Par prudence, effectuez une copie de la feuille avec les données de façon à ne pas toucher à l’original.
Nom et Prénom séparés ?
Conformément aux recommandations du W3C, Paheko ne prévoit qu’un seul champ pour les noms et prénoms, et donc une seule colonne « Nom et prénom ».
Si votre fichier d’origine a 2 colonnes (nom, prénom), et que vous souhaitez conserver cette séparation, vous devrez déjà modifier le modèle de fiche de membre pour ajouter ces deux champs à la place du champ unique existant « Nom et prénom ».
Si vous souhaitez passer à un champ unique, il faut alors concaténer les deux pour réunir les deux informations dans une nouvelle colonne. La procédure est montrée ici dans LibreOffice, mais cela fonctionne de la même façon avec d’autres tableurs (Calligra Sheet, Excel, Gnumeric, OnlyOffice, etc.). Mais, si vous voulez garder deux champs séparés, il faudra d'abord configurer la fiche des membres.
Se placer sur la cellule où doit figurer le résultat, la fonction s’appelle CONCATENER en français, CONCATENATE en anglais. Saisir, dans les « arguments », la première cellule (celle du nom), un espace entre guillemets (" ") pour qu’il soit pris en compte et la seconde cellule (celle du prénom), ce qui donne quelque chose comme ceci : concatener(A2;" " ; B2) et affiche dans la cellule Nom Prénom ①.
Se placer ensuite en bas à droite de la cellule, le pointeur change de forme, et tirer jusqu’en bas avec la souris (garder le bouton enfoncé). La colonne affiche maintenant les noms et prénoms ②.
Assurez-vous que les cellules apparemment vides en dessous de la dernière ligne remplie soient vraiment vides (les sélectionner appuyer sur la touche Suppr du clavier).
Importer dans Paheko
Dans Paheko, dans le menu Membres, allez sur l’onglet Import et export. Pour récupérer le fichier, cliquez sur Parcourir pour sélectionner le bon document sur votre ordinateur.
Sélectionnez ensuite le mode d'import correspondant, puis cliquez sur Charger le fichier pour effectuer l'import.
Il faudra ensuite faire correspondre les champs pour que ceux de votre liste de membres correspondent à ceux de Paheko. Dans l’exemple, on a mis de côté des champs qui ne seront pas utiles. Votre tableau n’a donc pas besoin d’avoir la même structure que celle de Paheko.
Si vous aviez déjà une liste de membres, ceux du fichier que vous venez d’importer s’ajouteront aux autres.
Attention : par défaut, le champ adresse e-mail sert d’identifiant de connexion, il doit donc être unique. Si plus d’une personne a la même adresse, l’importation va échouer. Dans ce cas, la solution consiste à utiliser un autre champ pour ce faire.
Voir aussi
Mis à jour le mardi 4 juin 2024