Si vous démarrez sur Paheko et que vous assuriez auparavant la gestion des membres et des cotisations sur un tableur de type Calc, Excel, OnlyOffice ou autre, donc très probablement dans deux fichiers1, un avec les informations concernant les membres incluant une colonne ou est indiqué que la personne est à jour, ou non, de cotisation et un pour la partie comptable.

Récupérer l’information selon laquelle les membres sont à jour de cotisation

Il faut savoir que, techniquement, sur Paheko, la table paiement des cotisations est différente de celle des membres de l’association, comme dans votre organisation avec le tableur ou la comptabilité et la gestion des membres sont sur des tableaux différents.

Une façon de procéder pour récupérer l’information comme quoi les personnes ont payé ou pas, la cotisation consiste, si une telle colonne figure déjà sur la liste des membres de l’association, à ajouter au préalable à la fiche des membres un champ qui contiendra l’information : menu Configuration, onglet Fiche des membres. Ainsi, vous pourrez importer l’information.

Ce ne sera pas lié aux activités ni à la comptabilité et cela n’a qu’un intérêt « cosmétique », mais cela peut faciliter la transition et, en faisant une recherche avancée sur ce champ, vous pourrez voir qui « dans votre ancienne façon de procéder » est à jour de cotisation et procéder ainsi aux écritures nécessaires (ici, inscrire les personnes dans l’activité et son tarif associé pour passer en même temps l’écriture comptable). Il sera toujours possible de supprimer ce champ devenu inutile par la suite.

Si le montant des cotisations à été déjà été saisi en compta et que vous avez importé la comptabilité dans Paheko, vous pouvez créer un tarif qui ne sera pas enregistré en comptabilité mais qui permet d’avoir la liste des membres selon qu’ils sont ou non à jour de cotisation.

Voir aussi

• Importer une liste d’adhérents
• Modifier la fiche des membres
• Activités et cotisations
• Rechercher des membres

1 Ou même deux feuilles du même classeur.