Personnaliser la fiche des membres est généralement nécessaire. Cela se passe dans le menu Configuration, onglet Membres, puis onglet Préférences pour la gestion des champs (ajout, modification, ordre, suppression) et par l’onglet Préférences du même sous-menu.

Qui peut faire cela ? Une personne qui a les droits en administration pour la gestion des membres.

Rappel RGPD

Avant toute chose, il convient de respecter les dispositions Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD, GPDR en anglais). Il s’adresse à toute organisation qui traite des données pour son compte ou non dès lors qu’elle est établie sur le territoire de l’Union européenne ou que son activité cible directement des résidents européens.

Pour rappel des dispositions essentielles concernant la fiche des membres :

• n’utiliser que les champs qui sont nécessaires à l’association (exemple, est-ce qu’il est indispensable pour une association locale de renseigner un champ « pays ») ;
• si vous utilisez un champ de type « notes », le contenu doit être strictement lié à l’activité de l’association, rien d’autre de personnel ne doit y figurer ;
• l’accord pour recevoir la lettre d’information de l’association doit avoir été donnée de façon explicite par les personnes et non pas être considéré comme acquis du fait de l’adhésion ;
• tenir à jour le fichier et supprimer les fiches des anciens membres ;
• être d’autant plus vigilant sur qui peut accéder au fichier qu’il y a des informations sensibles (santé par exemple) ou des mineurs.

Il faudra, d’une part désigner une personne, le ou la déléguée à la protection des données (DPO en anglais) qui aura en charge ce secteur, d’autre part, élaborer un registre de traitement des données. Vous en trouverez un modèle sur le site de la CNIL, pour les associations françaises.

À noter : vous devez signaler à vos membres tout traitement éventuel à partir de leurs données et pouvoir fournir des preuves de leur suppression dans les fichiers sur leur demande.

La liste des champs au démarrage

Au démarrage, Paheko propose une liste de champs. Il est possible d’en Ajouter①. Les trois premiers ② de la liste ci-dessous ne peuvent pas être supprimés :

• numéro de membre (obligatoire) ;
• Nom & Prénom (obligatoire) ;
• Adresse e-mail (identifiant de connexion par défaut) ;
• Mot de passe ;
• Adresse postale ;
• Code postal ;
• Ville ;
• Numéro de téléphone ;
• Inscription à la lettre d’information (case à cocher) ;
• Date d’inscription.

Ces champs, ou leur dénomination, peuvent être inadaptés à l’association. Il peut être utile voire nécessaire d’en supprimer1, d'en rajouter ou de les modifier en appuyant sur les boutons à droite.

Pour en changer l’ordre, maintenez un clic gauche sur la ligne et déplacez celle-ci où vous voulez. Vous pouvez aussi utiliser les flèches à droite dans le tableau. Quand c’est fini, appuyez sur le bouton Enregistrer l’ordre en bas de la page.

Préférences de la fiche des membres

Dans les Préférences de la fiche des membres, accessible par l’onglet Préférences (menu Configuration → Membres), il est possible de définir :

1. la catégorie par défaut des nouveaux membres : par défaut Paheko les ajoute dans les Membres actifs et en tant que tel, ils n’ont que le droit de se connecter (icône verte avec une flèche et un cercle en pointillés), ce n’est pas forcément adapté (droit, nom, etc.) à toutes les associations ;
2. le champ utilisé comme champ de connexion, par défaut c’est l’adresse E-Mail. Si on utilise un champ Mot de passe, il faut qu’il soit unique et facile à mémoriser ;
3. le ou les champs utilisés pour définir l’identité des membres : par défaut c’est le champ Nom & prénom, il est possible d’en ajouter un en choisissant parmi les champs existants ;
4. la durée de conservation des journaux d’activité : par défaut elle est d’un an, elle peut être nulle ou aller jusqu’à une durée maximale de deux ans. Les journaux sont supprimés automatiquement passée la durée définie.

Configuration de la fiche de membres

Important : faire l'état de la fiche des membres est nécessaire afin de préserver au mieux les données personnelles de vos membres.

Modifier un champ

Pour ce faire, cliquez sur le bouton Modifieren face du champ concerné. La modification d'un champ pourra impacter son libellé, mais aussi ses accès par le membre lui-même ou les autres membres.

Ainsi, en adaptant l'accès par le membre lui-même, celui-ci pourra apporter (ou non) des modifications depuis le menu Mes infos personnelles de son compte Paheko, ou ne pas avoir accès à cette information.

• ① le membre peut voir et modifier ce champ
• ② le membre ne peut ni voir, ni modifier ce champ
• ③ le membre peut voir ce champ, mais pas le modifier

Vous pourrez aussi déterminer, pour chaque champ, l'accès par les autres membres. Ces accès seront directement corrélés aux droits accordés aux membres selon la catégorie qui les leur accorde (pour ce qui concerne la Gestion des membres).

par exemple, dans l'exemple ci-dessus, seuls les administrateurs auront accès à la Date d'inscription du membre. Les membres ayant les droits en lecture pourront voir le Mot de passe et le Numéro de membre, qui sera lui-même visible seulement par les personnes ayant les droits en écriture.

Ajouter un champ

Quand on est sur la configuration de la fiche des membres (Fiche des membres du sous-menu Membres) et que l’on clique sur le bouton Ajouter un champ en haut, on arrive sur la page qui permet de choisir entre plusieurs types des champs pré-définis :

• pays ;
• année de naissance ;
• date de naissance complète (à éviter si ce n’est pas nécessaire) ;
• photo pour ajouter un fichier (attention à l’espace dont vous disposez, cela s’ajoute à tous les autres fichiers) ;
• ancienneté, un champ qui se remplit automatiquement à partir de la date d’inscription sur la fiche du membre, cette date peut être antérieure, évidemment, à l’utilisation de Paheko.

Un « champ personnalisé » permet d’ajouter différents types de champs.

Cochez la case du champ que l’on veut avoir. Appuyer sur le bouton Ajouter. Dans tous les cas, le champ s’ajoutera en bas de la liste des champs de la fiche et il faudra le déplacer au besoin.

Quand on ajoute un champ personnalisé, on arrive sur une nouvelle page de configuration.

Le champ personnalisé doit avoir :

1. un type à choisir dans la liste : .adresse E-Mail, adresse URL (site internet), Case à cocher, date, date et heure, mois et années, année, fichier, mot de passe, nombre, numéro de téléphone, sélecteur à choix unique ou multiple, texte, texte multi-lignes ou calculé ;

   

2. un nom unique, celui du champ dans la base de donnée, il n’est pas vu des utilisateurs et des utilisatrices du site, il doit commencer par une lettre, ne doit comporter que des lettres minuscules (les 26 lettres de l’alphabet latin et les chiffres, à l’exclusion des lettres accentuées ou autres) et des tirets bas : _, pas d’espace, de trait d’union ou de ponctuation ;
   3.un titre , qui est le nom sous lequel il est affiché et peut, donc, être écrit à votre convenance ;

4. Le texte d’aide est tout à fait optionnel, mais peut être utile pour les membres qui seront amenés à travailler sur les fiches des membres et pour ceux qui ont accès à leur fiche et peuvent la modifier. Il figure sous le champ quand on modifie la fiche.

Un champ peut être obligatoire, ou non. Il peut, ou pas, selon que la case est cochée ou non, apparaître dans la liste des membres que l’on obtient en allant dans le menu Membres sur l’onglet Liste des membres.

Il est également possible de paramétrer la visibilité du champ : par les gestionnaires des membres seulement (les personnes qui ont accès à la partie Membres) ou les gestionnaires et le membre lui-même. Et, enfin on peut préciser qui a la capacité de modifier les champs (leur contenu s’entend) : les gestionnaires des membres seulement, ou ces derniers et les membres eux-mêmes. Il n’y a pas de règle générale. Tout va dépendre du type de champ et du type de membre.

Cliquez sur le bouton Enregistrer. Il est créé.

À savoir : si vous importez la liste des membres de l’association, vous devez avoir personnalisé la fiche des membres avant afin de récupérer l’information. Vérifier, notamment, si vous avec un champ (une colonne) indiquant l’ancienneté des membres, que le contenu est bien au format date et bien des dates et pas du texte. Au besoin, il faudra corriger cela avant.

Voir aussi

D’autres pages

• Configurer un champ en tant qu’identifiant de connexion
• Catégories : quels droits, pour qui ?

Ressources et références sur le RGPD

• CNIL Comprendre le RGPD
• Règlement général sur la protection des données, page wikipédia
• Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données, texte officiel
• Modèle de registre simplifié de traitement des données personnelles, fichier tableur au format ODS, utilisable avec des logiciels comme Calc, Excel, Gnumeric, OnlyOffice.
• Associations : comment appliquer le RGPD ?
• Guide du délégué à la protection des données, CNIL.

1

Supprimer un champ supprime aussi toutes les données associées au champ.