Personnaliser la fiche des membres est généralement nécessaire.

Qui peut faire cela ?

→ une personne qui a les droits en administration pour la gestion des membres.

Les champs par défaut

Par défaut, la fiche membre contient les champs suivants :

• numéro de membre (obligatoire),
• nom & prénom (obligatoire)
• adresse E-mail (identifiant de connexion par défaut)
• adresse postale
• code postal
• ville
• pays
• numéro de téléphone
• inscription à la lettre d’information (case à cocher)
• connexion (deux champs pour la modification du mot de passe par le membre qui a le droit de se connecter)
• catégorie du membre (obligatoire).

Ces champs, ou, tout au moins, leur dénomination, peuvent être inadaptés à l’association. Il peut être utile, voire, nécessaire d’en supprimer, en rajouter ou de les modifier.

Rappel RGPD

Avant toute chose, il convient de respecter les dispositions Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD, GPDR en anglais). Il s’adresse à toute organisation qui traite des données pour son compte ou non dès lors qu’elle est établie sur le territoire de l’Union européenne ou que son activité cible directement des résidents européens.

Pour rappel des dispositions essentielles concernant la fiche des membre :

• n’utiliser que les champs qui sont nécessaires à l’association (exemple, est-ce qu’il est indispensable pour une association locale de renseigner un champ « pays ») ;
• si vous utilisez un champ de type « notes », le contenu doit être strictement lié à l’activité de l’association, rien d’autre de personnel ne doit y figurer ;
• l’accord pour recevoir la lettre d’information de l’association doit avoir été donnée de façon explicite par les personnes et non pas être considéré comme acquis du fait de l’adhésion ;
• tenir à jour le fichier et supprimer les fiches des anciens membres ;
• être d’autant plus vigilant sur qui peut accéder au fichier qu’il y a des informations sensibles (santé par exemple) ou des mineurs.

Il faudra, d’une part désigner une personne, le ou la délégué à la protection des données (DPO en anglais) qui aura en charge ce secteur, d’autre part, élaborer un registre de traitement des données. Vous en trouverez un modèle sur le site de la CNIL, pour les associations françaises.

À noter : vous devez signaler à vos membres tout traitement éventuel à partir de leurs données et pouvoir fournir des preuves de leur suppression dans les fichiers sur leur demande.

Ajouter un champ

Dans le menu Configuration, aller sur l’onglet Fiche des membres.

Tous les champs que vous créez vont s’ajouter en bas de la liste des champs.

Vous pouvez soit ajouter champ prédéfini. Cliquer sur la flèche à droite pour sélectionner le type de champ.

Ajouter un champ prédéfini

Ces champs ont des configurations spécifiques, si vous voulez rajouter une photo (attention à la capacité de votre hébergement), c’est ce type de champ qu’il faut utiliser. Cliquer sur le bouton Ajouter ce champ à la liste des champs. Il est créé.

Ajouter un champ personnalisé

Soit ajouter un champ personnalisé. Il doit avoir :

• un nom unique ①, celui du champ dans la base de donnée, il n’est pas vu des utilisateurs et des utilisatrices du site, il doit commencer par une lettre, ne doit comporter que des lettres minuscules (les 26 lettres de l’alphabet latin et les chiffres, à l’exclusion des lettres accentuées ou autres) et des tirets bas : _, pas d’espace, de trait d’union ou de ponctuation ;
• un titre ②, qui est le nom sous lequel il est affiché et peut, donc, être écrit à votre convenance ;
• un type ③ à choisir dans la liste.

Cliquer sur le bouton Ajouter ce champ à la liste des champs. Il est créé.

À savoir : si vous désirez un autre identifiant de connexion que le champ « adresse E-mail » qui est celui par défaut, il faut changer d’onglet, aller sur l’onglet Général du menu Configuration et descendre jusqu’à Champ utilisé comme identifiant de connexion et sélectionner le champs désiré (ici on a ajouté un champ « Identifiant »).

Validation des changements

Les champs ainsi créés ne seront pas conservés tant que :

1. vous n’avez pas appuyé sur le bouton Vérifier les changements ;
2. cliqué sur le bouton Enregistrer dans la fenêtre suivante.

Ordre, modification suppression

Pour ranger les champs dans un ordre qui vous paraît plus adéquat. Cliquer sur les icônes en forme de triangle (ou de flèche) à droite pour les monter ou les descendre①.
Pour Modifier ② un champ, cliquer sur le crayon, selon le type de champ, les options peuvent varier, mais, a tous les cas, il est demandé d’indiquer un numéro de colonne, entre 1 à 10, si l’on veut que les informations figurent sur la liste quand on l’exporte.
Pour supprimer③ le champ, appuyer sur l’icône « x ». Cette action supprime aussi le contenu du champ.

Ajouter un champ avec une liste déroulante :

1. ajouter un champ personnalisé.
2. choisir ==Sélecteur à choix multiple
3. cliquer sur le bouton Ajouter le champ
4. modifier le champ
5. au niveau des Options disponibles saisir les éléments, cliquer sur le bouton + pour en ajouter d’autres.

D'autres pages

• Adhérents : famille, parrainage
• Configurer un champ en tant qu’identifiant de connexion
• Catégories de membres, les droits

Ressources et références sur le RGPD

• CNIL Comprendre le RGPD
• Règlement général sur la protection des données, page wikipédia
• Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données, texte officiel
• Modèle de registre simplifié de traitement des données personnelles, fichier tableur au format ODS, utilisable avec des logiciels comme Calc, Excel, Gnumeric, OnlyOffice.
• Associations : comment appliquer le RGPD ?
• Guide du délégué à la protection des données, CNIL.