Foire aux questions les plus courantes.

Identité des membres

Je n’arrive pas à ajouter deux membres avec la même adresse e-mail

Par défaut l’adresse e-mail est l’identifiant de connexion à Paheko. Cet identifiant doit être unique, sinon impossible de savoir si c’est Pierrette ou Paulette qui veut se connecter. Si vous voulez ajouter plusieurs membres avec la même adresse e-mail, il y a deux solutions :

• choisir un autre champ comme identifiant de connexion (par exemple le champ numéro de membre). Cela se fait depuis le menu Configuration ➔ Membres ➔ Préférences ;
• créer un autre champ adresse e-mail qui ne serve pas pour la connexion. De même, cela se fait c’est depuis le menu Configuration ➔ Membres ➔ Fiches des membres.

Voir aussi  : Ajouter des champs à la fiche membres

Il n’y a qu’un seul champ pour « nom et prénom », comment séparer nom et prénom ?

C’est volontaire. La séparation prénom/nom est une spécificité des noms français, mais est rare chez d’autres populations. Dans le nom « Mao Zedong », le prénom est « dong » par exemple, dans ce cas séparer nom et prénom n’a pas de sens. Dans le nom « Madurai Mani Iyer », le prénom est « Mani », et le séparer des autres noms n’a pas de sens.

Enfin, certaines personnes n’ont pas de nom de famille, ou pas de prénom, particulièrement dans les cultures Afghanes, Indiennes, Tibétaines ou Indonésiennes.

Dans un souci d’accessibilité, d'inclusivité et de respect des noms de toutes les personnes, quelles que soient leurs origines ou leur nationalité, Paheko suit les recommandations du W3C et utilise un champ unique pour le nom d’une personne.

Si cela ne convient pas à votre association, il est possible de supprimer le champ « nom et prénom » et de le remplacer par deux champs séparés (dans la page de configuration « fiche des membres »), même si ce n'est pas conseillé.

Référence : W3C : Noms de personnes à travers le monde

Mon adresse mail n'est pas reconnue quand je fais Mot de passe oublié

Il est possible que votre adresse soit renseignée dans les informations de votre association mais qu'elle ne soit reliée à aucun membre : dans ce cas, elle n'est pas configurée comme un identifiant de connexion, et ne peut donc vous permettre d'accéder à votre compte Paheko.

Il faut vous rapprocher d'un membre qui dispose d'un accès administrateur afin de vous créer un compte membre avec cette adresse mail comme identifiant de connexion.

Si vous avez supprimé votre fiche par erreur et que plus personne n'a la main sur votre compte, écrivez-nous via la rubrique Contact en bas de page :)

Catégories

Comment associer un membre à plusieurs catégories ?

Les catégories permettent de gérer les droits des membres, du coup un membre ne peut avoir plusieurs droits contradictoires, donc ne peut être que dans une seule catégorie à la fois.

Si, dans votre association, une personne peut faire partie de plusieurs instances (par exemple une association avec des groupes de travail), il est conseillé de créer un nouveau champ de type choix multiple dans les fiches membres (dans Configuration ➔ Membres ➔ Fiche des membres) qui s'appellerait « Groupe de travail ».

Voir aussi : Catégories de membres VS groupes de travail

Est-ce qu’il est prévu de pouvoir affecter des droits individuels aux membres, sans passer par les catégories ?

Ce n’est pas prévu actuellement, pour des raisons de simplicité.

Si les catégories ne suffisent pas pour classer vos membres, il est possible de créer un nouveau champ dans tes fiches de membre, comme décrit sur cette page.

La bonne manière de faire est de créer soit plusieurs champs de type « case à cocher », et ensuite de créer une recherche enregistrée ; soit de créer un seul champ de type « sélecteur à choix multiple » et d'effectuer de la même façon une recherche selon le critère voulu.

Voir aussi : Ajouter des champs à la fiche des membres

Je suis membre du bureau avec des droits en administration : comment changer de catégorie ?

Pour éviter qu’il n’y ait plus de membre administrateur, il faut qu’un autre membre avec les mêmes droits fasse le changement de catégorie.

En pratique, cela signifie qu’il faut au moins deux administrateurs ou administratrices.

Les membres de l’association ne peuvent pas se connecter

Bien qu’ils aient des identifiants et que leur mot de passe est correct, ils ne peuvent pas se connecter. La catégorie dans laquelle ils sont ne leur donne pas le droit de se connecter. Il faut donc soit les changer de catégorie, soit modifier la catégorie pour qu’ils puissent le faire.

Voir aussi : Catégories de membres, les droits

Gestion des cotisations

Comment cacher les anciennes cotisations et activités ?

Pour les cacher, il faut modifier la date de fin de l’activité pour qu’elle soit dans le passé. Après ça, elles apparaissent dans un nouvel onglet du menu Activités et cotisations intitulé Activités passées.

Comment savoir le nombre de personnes à jour de cotisation ?

Dans la liste des Activités et cotisations, dans la perspective où une activité intitulée « cotisation » (ou une activité faisant office de cotisation) a été créée, celle-ci indique le nombre de membres : à jour, expirés et en attente de règlement.

Comment sont calculées les "Dettes et créances" de la page "Mes activités et cotisations" ?

Sur cette page, la ligne "Dettes et créances" reprend la liste des écritures de type "Dette" ou "Créance" auxquelles vous êtes rattaché en tant que membre. Chaque ligne correspond à une dette ou à une créance, et renseigne sur le montant ainsi que le compte sur lequel elle a été enregistrée ; il est également indiqué s'il s'agit d'une dette - "vous nous devez X€" ou d'une créance - "nous vous devons X€".

Si vous n'avez pas accès aux écritures comptables de votre compte Paheko et que vous souhaitez avoir des précisions, demandez à votre trésorière ou trésorier de vous expliquer à quoi correspondent les lignes :)

Import et export des données

Quel format utiliser pour importer des membres ?

Paheko permet nativement d’importer des membres depuis n’importe quel logiciel tableur (LibreOffice Calc, Excel, OnlyOffice, Google Drives, etc.) ou pouvant exporter au format CSV.

Le logiciel vous demandera quelles colonnes du tableau associer à quels champs des fiches des membres.

Pour plus de détails sur l’import de membres au format CSV consulter cette page : Importer une liste de membres.

Quand j’importe des membres (par import CSV), Paheko dit que l’import s’est bien passé, mais aucun membre n’a été ajouté (ou des membres sont manquants).

La première colonne dans un import CSV au format Paheko est toujours Numéro de membre et doit contenir le numéro de membre utilisé par Paheko pour identifier un membre.

Si vous inscrivez un numéro de membre dans cette colonne, Paheko essaiera de mettre à jour la fiche membre du membre avec ce numéro. Si le membre avec ce numéro n’existe pas, un nouveau membre portant ce numéro sera ajouté.

Si la colonne Numéro de membre est laissée vide, Paheko créera un nouveau membre avec les informations contenues sur la ligne, et son numéro sera à la suite des numéros existants.

Comment importer la catégorie quand on fait un import de membres ?

Ce n'est pas possible, pour des raisons de sécurité.

Quel format utiliser pour exporter les données ?

Avec Paheko, vous pouvez exporter les informations sous deux formats :

• en CSV ;
• au format classeur Office (formats ODS ou XLSX).

Pourquoi ces formats ?

Le format CSV est un format de texte dans les informations sont séparées par des séparateurs. C’est un vieux format d’échange des données sous forme de tableaux très efficace, mais il n’est pas toujours bien interprété, notamment de tableurs tels qu’Excel ou OnlyOffice car l’importation ne donne pas les résultats attendus et c’est inutilisable sans un retravail dessus.

Le format ODS (Open Document Spreadsheet) est un format ouvert de fichiers tableurs. C’est le format natif des suites bureautiques libres et tableurs tels que LibreOffice, Collabora Office (version en ligne de LibreOffice) Calligra ou Gnumeric, il est également supporté par Excel pour Windows depuis 2007, pour Mac OS depuis 2016, Microsoft 365 (version en ligne de la suite MS Office) ou encore OnlyOffice ou Google Drive.

Le format XLSX est le format d’Excel. Il est aussi supporté par les logiciels ci-dessus.

Export et import de la comptabilité

On peut exporter ou importer la comptabilité sous quatre formats : ODS ou LibreOffice (lisible par la plupart des logiciels de tableur, Excel, Google Docs, OnlyOffice, Gnumeric, etc.), CSV, XLSX (format d’Excel) et FEC (Fichier des Écritures Comptables), ce dernier format étant un format d’échanges de données avec l’administration française et, normalement, un format existant dans tous les logiciels de comptabilité professionnelle.

Voir aussi : Exporter les écritures comptables

Comptabilité

Je ne trouve pas le compte que je cherche pour mon écriture comptable

Quand on passe par la saisie « simplifiée » des écritures comptables en choisissant un type d’écriture, par exemple Recettes, Dépenses, etc, on ne retrouve que les comptes les plus couramment utilisés (les comptes usuels et les comptes favoris). Il faudra passer par un type d’écriture « Avancée » dans ce cas.

Voir aussi : Des comptes qui n’apparaissent pas

Je n’ai pas fait attention, mais l’exercice comptable de l’association ne commence pas le 1ᵉʳ janvier

Tout le monde peut se tromper. Dans Paheko on peut modifier les dates d’un exercice déjà ouvert en allant dans le menu Comptabilité ➔ Exercices et rapports, puis dans l’exercice concerné.

Voir aussi : pour plus de détails

Paheko peut-il fournir une attestation loi de Finances ?

L'article 286 du code général des impôts indique que les logiciels de caisse doivent fournir certaines fonctionnalités dès lors qu'il s'agit de traiter des encaissements avec de la TVA. Pour démontrer qu'ils sont conformes, une certification ou une attestation doivent être fournis par l'éditeur du logiciel.

Paheko ne gère pas la TVA et n'est donc pas destiné à des structures soumises à la TVA. De ce fait nous ne pouvons fournir une telle attestation, car elle ne s'applique pas dans notre cas.

Pour savoir si votre structure est soumise à l'obligation d'utiliser un logiciel certifié, merci de vous référer à ce formulaire proposé par le service des impôts (ou lire ici les informations détaillées). Si c'est le cas, nous vous conseillons d'utiliser un logiciel gérant la TVA, comme Dolibarr, via certains prestataires qui pourront vous délivrer l'attestation (service payant) :

• DoliCloud
• PandaERP
• Tiaris
• Dolibiz

Si un jour Paheko intègre la gestion de la TVA, cette page sera mise à jour.

Site web

Existe-t-il d’autres skin/thèmes/template et où peut-on les trouver ?

Nous n’en avons pas développé pour le moment. Tout utilisateur ou utilisatrice est libre de développer le sien ou demander un devis pour en faire un.

Peut-on héberger un site internet réalisé sous Wordpress avec Paheko ?

Non. Il est possible d'utiliser un nom de domaine pré-existant pour votre site web créé avec Paheko, mais pas d'héberger un site web réalisé ailleurs.

Pour récupérer les données d'un site existant dans le site web de votre Paheko, vous pouvez recopier manuellement votre ancien site dans le menu Site web. Vous devrez faire pointer votre nom de domaine en suivant les instructions ici : https://paheko.cloud/nom-de-domaine

Vous pouvez aussi chercher un autre hébergeur qui propose de l'hébergement PHP, comme Ouvaton par exemple https://ouvaton.coop pour reprendre votre Wordpress, mais dans ce cas vous ne gérez plus votre site avec Paheko :)

Quelles sont les mesures de sécurité appliquées par Paheko ?

Paheko essaye de mettre en place une politique de sécurité avancée, garantissant une forte protection des données mais aussi une grande résistance aux attaques.

Au niveau de la connexion des membres

• stockage chiffré/hashé du mot de passe (avec bcrypt) ;
• incitation forte à utiliser des mots de passe longs et impossibles à deviner ;
• vérification que le mot de passe ne fait pas partie des mots de passe compromis, auprès du service Have I Been Pwned ? (note : le mot de passe n'est à aucun moment transmis à ce service, voir cette explication technique pour les détails).
• facultatif : connexion avec deux facteurs (2FA) via code à usage unique (TOTP, compatible Google Authenticator) ;
• facultatif : chiffrement des mails de récupération de mot de passe.

Au niveau du code

• forte emphase sur la qualité du code et la sécurité au niveau du développement ;
• mises à jour de sécurité automatiques (à venir) ;
• vérification systématique des fichiers stockés ;
• aucune exécution possible des fichiers stockés ;
• séparation claire des fichiers accessibles publiquement des fichiers qui doivent être protégés de l’accès public, limitant le risque d’exposition d’informations sensibles.

Les données, RGPD, propriétaire

Paheko est-il compatible avec le RGPD ?

Voir la page RGPD et la page sur les informations personnelles pour savoir comment les récupérer et les visualiser.

Mention en bas des messages envoyés par Paheko

Tous les rappels envoyés via Paheko comportent cette mention : « Vous recevez ce message car vous êtes dans nos contacts. Pour ne plus jamais recevoir de message de notre part cliquez ici ».

Cette mention, avec la possibilité de se désinscrire, est une obligation légale pour répondre aux prescriptions du RGPD.

À qui appartiennent les données  ?

Si vous utilisez le service d’hébergement de Paheko pour gérer votre association, les données sont à vous et uniquement à vous. Vous pouvez récupérer à tout moment, c’est même très conseillé, des sauvegardes de la base de données, donc pas uniquement des exports pour tableur, mais la base de données intégrale que vous pourrez réinstaller ailleurs.

Voir aussi : Sauvegarde et export

Questions diverses

Documents

Quels types de documents peut-on ajouter (liste non-limitative) : les fichiers bureautiques (odt, odp, ods, docx, pptx, xlsx, pdf, epub, etc.), les fichiers images (jpg, png, svg, tiff, webp, etc.), les autres fichiers multimédias (dans la limite de la taille autorisée), les fichiers CSS et HTML (pour le site).

Quels types de fichiers ne peut-on pas ajouter : tous les formats susceptibles de contenir du code malveillant (EXE, COM, PHP, etc.).

Voir aussi : la gestion des fichiers.

Comment connaître le numéro de la version de Paheko que j’utilise ?

On trouve cette information dans le menu Configuration, onglet Général, tout en haut.

Combien de temps dure une session ?

Quand on coche la case « Rester connecté⋅e » à la connexion, on reste connecté⋅e tant qu’on ne se déconnecte pas soi-même, ou au-delà de trois mois sans se connecter (sauf si on a configuré le navigateur pour supprimer les cookies quand on le ferme). Évidemment, chaque fois qu’on revient sur le site, le compteur des trois mois de délai avant déconnexion automatique est remis à zéro.

Si la case n’est pas cochée mais que l’onglet reste ouvert, on est connecté⋅e jusqu’à ce qu’on ferme le navigateur.