Les rappels permettent, comme leur nom l’indique d’envoyer automatiquement des rappels aux membres de l’association qui ont indiqué leur adresse électronique.

Cette fonctionnalité n’est pas disponible gratuitement sur le site de Paheko. Elle ne devient opérationnelle que si une contribution a été payée.

Qui peut faire s’en occuper ?

• des personnes qui ont des droits en administration sur la gestion des membres.
  1. Comment ça marche ?
  2. Quid du rappel non envoyé à la date d’expiration ?
  3. Pour compléter

Comment ça marche ?

Il faut commencer par créer une activité.

S’il n’y en pas, le logiciel demandera d’en créer une.

Sinon, il faudra choisir entre les activités.

Les champs, #NOM_DU_CHAMP, vont chercher l’information dans la base de données. À moins de savoir exactement ce que vous faites, il vaut mieux ne pas y toucher.

• #IDENTITE, champ Nom & prénom de la fiche membre ;
• #DATE_RAPPEL indique la date du rappel (format JJ/MM/AAAA) ;
• #DATE_EXPIRATION indique la date d'expiration de l'inscription (format JJ/MM/AAAA) ;
• #NB_JOURS sera remplacé par le nombre de jours restants avant l'expiration de l'inscription ;
• #NOM_ASSO, #ADRESSE_ASSO, #EMAIL_ASSO, et #SITE_ASSO, sont définis dans l’onglet Général de la section Configuration.

En revanche, il est tout à fait conseillé de personnaliser le reste du texte, et ce, d’autant plus qu’il est lié aux activités qui peuvent être autre chose que des cotisations. Ainsi une « activité » peut être la fourniture périodique d’un certificat médical par exemple.

La liste des rappels automatiques figure dans l’onglet du même nom des Activités et cotisations.

Il est possible de les modifier ①, de les supprimer ②, et, surtout de voir la liste des rappels envoyés et à qui ③ par rappel.

À savoir : la suppression des rappels supprimera également l’historique des e-mails envoyés par ce rappel.

Quid du rappel non envoyé à la date d’expiration ?

Il sera envoyé au prochain déclenchement des rappels automatiques. S’il y en a plus d’un dans ce cas, seul le rappel le plus proche de la date du jour de l’envoi sera envoyé.

À savoir : il n’est pas possible d’envoyer des rappels de cotisation expirée à une activité manuellement. La solution, dans ce cas est d’envoyer un message collectif.

Pour compléter

• Suivi des cotisations des membres, pour créer une activité ;
• Catégories et activités, pour bien différencier ces deux notions ;
• Personnalisation de l’interface d’administration pour préciser les coordonnées de l’association.