Gestion des rappels
On peut envoyer automatiquement des rappels de paiement d'activités et/ou cotisations aux membres de l’association qui ont indiqué leur adresse électronique. Seules personnes qui possèdent les droits en administration sur la gestion des membres peuvent gérer les rappels automatiques.
À noter : cette fonctionnalité n’est pas disponible gratuitement sans contribution à Paheko.
Comment ça marche ?
Pré-requis : avoir créé une activité. S’il n’y en pas, le logiciel vous demandera d’en créer une.
Ensuite, rendez-vous dans le menu Membres, sous-menu Activités & Cotisations, onglet Gestion des rappels automatiques. Cliquez sur le bouton en haut à droite Nouveau rappel automatique.
Le formulaire s'ouvre dans une fenêtre. Choisissez l'activité concernée ① par le rappel. Comme ce dernier s'enverra sous forme d'e-mail, renseignez un Sujet ② puis programmez le Délai d'envoi ③. Rédigez votre rappel comme vous le souhaitez ③. Les champs {{$nomduchamp}}, vont chercher l’information dans la base de données pour créer un publipostage. Si vous ne maîtrisez pas encore les détails de ces fonctionnalités, nous vous suggérons de laisser les champs tels quels dans le modèle de message par défaut. Pour vous aider cependant, les champs sont décrits dans le tableau .
En revanche, il est tout à fait conseillé de personnaliser le reste du texte, et ce, d’autant plus qu’il est lié aux activités qui peuvent être autre chose que des cotisations. Par exemple, une « activité » peut être la fourniture périodique d’un certificat médical.
Consulter la liste des rappels
La liste des rappels automatiques figure dans l’onglet du menu Activités & cotisation.
Il est possible de voir la liste des rappels envoyés et à qui ①, de les modifier ② et de les supprimer ③.
À savoir : la suppression des rappels supprimera également l’historique des e-mails envoyés par ce rappel.
Quid du rappel non envoyé à la date d’expiration ?
Il sera envoyé au prochain déclenchement des rappels automatiques. S’il y en a plus d’un dans ce cas, seul le rappel le plus proche de la date du jour de l’envoi sera envoyé.
À savoir : il n’est pas possible d’envoyer manuellement des rappels d'une cotisation ou activité expirée. La solution, dans ce cas est d’envoyer un message collectif.
Voir aussi
Mis à jour le jeudi 21 mars 2024