Que se passe-t-il pour les activités quand on change d’exercice ? Est-ce que les inscriptions vont passer d’à jour et à expiré ? Cela dépend des paramètres des activités et des tarifs associés.

Changement d'exercice comptable pour les tarifs

Lors du changement d'exercice, si la case « Enregistrer en comptabilité » a été cochée pour les tarifs d'une activité, il faut alors modifier ces tarifs pour que les nouveaux règlements soient enregistrés dans le nouvel exercice.

Ce n'est pas fait automatiquement, car on a souvent une période où on a deux exercices ouverts. Il vous faut donc modifier les tarifs pour indiquer que les nouveaux règlements doivent être enregistrés dans ce nouvel exercice.

Attention, l’exercice doit déjà avoir été créé au préalable.

Aller dans Activités et cotisations, sur le bouton Tarifs puis sur le boutonModifier du tarif concerné pour sélectionner le nouvel exercice ① et ne pas oublier de cliquer le bouton Enregistrer② pour terminer l’opération.

Ce qui se passe au changement d’exercice pour les inscriptions existantes

Les inscriptions existantes ne sont pas impactées par le changement d’exercice.

Si vous aviez défini une date de fin de validité de l’activité pour correspondre à l’exercice comptable, alors comme cela a été définit, l’inscription des membres concernés passera de « à jour » à « expiré ».

Dans ce cas, pour gérer une nouvelle année dans les activités, le mieux est de modifier l’activité pour que la date de début et de fin suivent la nouvelle année, cela permet également d’assurer le fonctionnement des rappels automatiques.

Exemples

• En 2022, l’association avait une activité « Cotisation annuelle » valide du 01/09/2022 au 31/09/2023.
• L’association a défini un rappel automatique sur cette activité, pour qu’un rappel soit envoyé 15 jours après expiration.
• En août 2023, l’association a terminé ses activités annuelles, et modifie l’activité pour la date de validité commence le 01/09/2023 et se termine le 31/08/2024.
• Les personnes inscrites à partir d’août 2023 seront donc, par défaut, inscrites pour l’année 2023-24.
• Les personnes qui étaient inscrites pour l’année 2022-23 et qui n’ont pas ré-adhéré recevront un e-mail de rappel le 15 septembre 2023.
• Les personnes qui n’ont pas ré-adhéré après un certain temps peuvent ensuite être déplacées dans une catégorie, par exemple « Anciens membres ».

Il est également possible de créer une activité par année, mais dans ce cas les rappels automatiques seront envoyés même si la personne a renouvelé son inscription à l’activité.

Quid des activités passées ?

Quand une activité est passée, c’est-à-dire quand une activité a été paramétrée avec une période définie et quand la date de fin est passée, elle est automatiquement archivée et disparaît de la liste des activités courantes du jour au lendemain. On peut y accéder via l’onglet Activités passées. Sachant que cet onglet n’apparaît qu’à partir du moment où il y a une activité expirée.

Aller plus loin

• Création des activités et des tarifs associés
• L’exercice comptable