Inscrire plusieurs membres en même temps à une activité
On peut inscrire un membre à une activité et son tarif associé à partir de sa fiche. Si on a plusieurs personnes à inscrire, notamment en période de renouvellement des cotisations, on peut aussi passer par l’activité et en profiter, le cas échéant, par signaler que cela a été payé et enregistrer cela en comptabilité en une seule opération de deux façons, en sélectionnant les membres et ou en recopiant la liste des membres d’une activité dans une autre.
Il faut avoir créé le tarif dans lequel on va inscrire les membres, voire l’activité et le tarif associé.
Sélectionner des membres
Pour sélectionner plusieurs adhérents ou adhérentes à la fois.
Dans Activités et cotisations, cliquer, en haut à droite, sur le bouton Inscrire à une activité.
Laisser la case cochée par défaut, « Sélectionner des membres » ①, cliquer sur le bouton + Ajouter des membres
Cela ouvre la fenêtre de recherche rapide.
S’il n’y a qu’une personne correspondant aux termes de la recherche, qui peut n’être qu’une lettre, son nom sera automatiquement ajouté dans la liste des membres à inscrire, sinon, le logiciel propose une liste de membre correspondant à la recherche. Cliquer sur le bouton >Sélectionner à droite.
Il faudra refaire l’opération pour chaque membre à ajouter.
Si nécessaire, en cliquant sur le X à droite des noms, on peut retirer des membres ajoutés par erreur.
Cliquer sur le bouton Continuer.
En dessous de la liste des membres, cocher la case de l’activité (ici « Prix libre ») et celle du tarif associé (ici « Prix libre 2022 »).
Si cela doit être enregistré en comptabilité, indiquer les éléments nécessaires au besoin : date d’expiration, numéro de compte, etc.
Cliquer sur le bouton Enregistrer pour finir.
Les personnes sélectionnées sont toutes inscrites.
Recopier depuis une activité
Ce procédé permet de basculer rapidement des personnes d’une activité, tous tarifs confondus, dans une autre.
L’intérêt ? Notamment si des cotisations ou des activités sont liées à l’exercice, on peut ainsi basculer tous les membres concernés d’une année sur l’autre, marquer éventuellement l’inscription comme payée. Ce qui permet aussi de suivre les paiements.
Cocher la case « Recopier depuis une activité » et sélectionner l’activité concernée, ici « Cotisation annuelle 365 jours ». C’est l’activité source.
Si nécessaire, cocher la case « Ne recopier que les membres dont l’inscription est payée », et cliquer sur le bouton Continuer.
Cocher l’activité dans laquelle on va recopier la liste des membres (ici « Cotisation annuelle ») ① et le tarif (ici « Tarif réduit ») ②.
Indiquer les détails nécessaires comme ci-dessus. Appuyer sur le bouton Enregistrer pour finir.
À savoir : on recopie tous les membres de l’activité source, indépendamment des tarifs et il faut indiquer un montant, qui est donc, forcément, le même pour tout le monde.
Les écritures comptables
Si on a coché la case Enregistrer en comptabilité, cela génère autant d’écritures que de paiements avec les noms des personnes.
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Mis à jour le jeudi 9 février 2023