Comment utiliser Paheko pour la gestion d’une petite copropriété en France ? Cela peut être utile aussi pour une Association syndicale libre qui regroupe des propriétaires fonctions, voire, pour une indivision. Même si, dans ce dernier cas il n’y a pas d’obligation à tenir une comptabilité en partie double et reposant sur un plan comptable spécifique. Mais, recourir à un logiciel tel que Paheko, facile d’usage, permet une meilleure fiabilité de la comptabilité, une gestion plus facile et une présentation standard des comptes qui peut s’avérer très utile.

Un plan comptable spécifique

De même que le plan comptable associatif, le plan comptable des copropriétés est calqué sur le plan comptable général, mais avec des comptes spécifiques introduit par le décret n°2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires, révisé par l’arrêté du 20 août 2020 modifiant l'arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires. Ce plan comptable ne s’applique qu’aux syndicats de propriétaires (article 1).

Ce plan comptable est proposé dans Paheko dans les plans comptables à installer. Choisir le « Plan comptable des copropriétés (2005 révisé en 2020) ».

Comme pour le Plan comptable associatif, il propose une sélection de Comptes usuels, ce qui fait que ne vous ne trouverez pas tous les comptes quand vous passez par les types d’écriture « simplifiée » : recettes, dépenses, virement, dette et créance. Il faudra, pour ajouter d’autres comptes usuels :

• soit créer des sous-comptes spécifiques, onglet Ajouter un compte du plan comptable, par exemple un compte par compte bancaire ou d’épargne ;
• soit modifier un compte et l’indiquer comme un type de compte usuel.

Les procédures sont détaillées sur ces deux pages d’aide :

• Créer des sous-comptes : c’est permis et conseillé ;
• Importer, configurer un plan comptable.

Calculs des tantièmes

Pour déterminer le montant de la participation des copropriétaires et gérer les versements, il faudra :

1. ajouter un champ indiquant le nombre de tantièmes à la fiche membre, dans l’exemple, ce champ s’appelle « tantiemes » tout bonnement, cela se fait dans le menu Configuration, onglet Membres, sous-onlget Fiche des membres ;
2. créer une activité et un tarif, donc dans Membres → Activités & cotisations.

Si on désire que le tarif calcule automatiquement le montant de la participation de chaque copropriétaire au fonctionnement de la copropriété, ce doit être un tarif avec un Montant variable qui est une formule de calcul en SQL.

Dans cette formule, le premier nombre, 4200, est le montant total des charges il est à modifier évidemment puisque c’est le montant nécessaire pour la copropriété qui est requis. Le second sert à obtenir le montant avec des arrondis corrects. « Tantiemes » est le nom du champ tel qu’il est écrit dans le cartouche Nom unique et non le Titre (qui peut être différent, Tantièmes par exemple).

ROUND(100 * 4200 *(tantiemes/1000.0))

Gestion des paiements

On peut envisager utiliser la fonctionnalité de paiement en plusieurs fois qui permet d’enregistrer les paiements par la fiche des membres et voir ainsi ce qui a été payé et ce qui ne l’a pas été et d’envoyer des rappels.

Dans ce cas une seule activité avec un seul tarif calculé suffit.

Mais vous pouvez aussi opter, dans le cadre d’un paiement trimestriel par exemple, pour la solution de faire autant d’activités que de trimestres avec chacune son tarif calculé, à savoir le résultat du calcul des montants à payer divisé par 4. Cela dépend de votre façon de fonctionner. Les deux façons de procéder se valent.

Ce qui fera en tout cinq activités avec chacune son tarif :

• une qui ne sera pas enregistré en comptabilité et servira pour les appels de fond ;
• quatre qui seront enregistrées en comptabilité et dont le montant est également calculé mais avec cette formule :

ROUND(100 * 4200 * (tantiemes / 1000.0))/4

De cette façon, on peut :

• voir le montant dû par la personne ;
• enregistrer le paiement en comptabilité où le libellé du paiement comportera automatiquement le nom de la personne ;
• envoyer des rappels automatiques si nécessaire1 ;
• voir ce qui est à régler et ce qui ne l’est pas.

La communication avec les copropriétaires

Pour la communication avec les autres copropriétaires, on dispose de plusieurs fonctionnalités :

• les messages collectifs, à noter cependant que cette fonctionnalité n’est disponible si on utilise le service Paheko que moyennant une contribution financière ;
• les documents, il faut, dans ce cas que tous les copropriétaires puissent avoir au moins les droits en lecture, c’est pratique, par exemple, pour les décisions de l’assemblée des copropriétaires et les appels de fonds qui ainsi seront mis à la disposition de tout le monde facilement ;
• le site web qui peut rester interne ;
• la rédaction de fichier texte dans les Documents qui permet une rédaction collaborative, par exemple de rédiger un compte-rendu de réunion au fil de l’eau.

Voir aussi

Dans Paheko

• Un paiement en plusieurs fois ;
• Créer des sous-comptes : c’est permis et conseillé ;
• Importer, configurer un plan comptable ;
• Fonctionnement interne de l’association ;
• Gestion des rappels ;
• Site web ;
• Formules de calcul des cotisation.

Autre ressources

• Guide des nouvelles règles comptables pdf à télécharger, il date de 2005, mais cela reste une bonne initiation à la tenue de la comptabilité d’une copropriété
• les textes de loi : Arrêté du 20 août 2020 modifiant l'arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires, ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis et sécret n°2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires
• les Associations syndicales libres
• le Règlement de copropriété.

1

Cette fonctionnalité n’est disponible si on utilise le service Paheko que moyennant une contribution financière.