Vous découvrez le logiciel, quelques astuces et pistes pour en savoir plus. Si vous démarrez sur la comptabilité, pour bien comprendre les notions de base, rendez-vous sur le glossaire de la comptabilité qui vous donne toutes les définitions dont vous avez besoin, sachant que Paheko facilite grandement les opérations comptables.

Avec le logiciel vous allez pouvoir suivre vos membres, les cotisations, faire la comptabilité de l’association et mettre en ligne rapidement un site si vous n’en avez pas déjà un.

Les membres de l’association

Pour commencer, il faut ajouter des membres dans le menu Membres. Si vous voulez tester plus profondément avant de passer tous vos adhérents sur le logiciel, vous pouvez télécharger et importer une liste fictive. Vous pourrez toujours les supprimer plus tard en une seule fois en cochant la case tout en haut de la liste et, en bas de la page, en sélectionnant Supprimer.

Tutoriel : Importer une liste d’adhérents.

Ensuite, il va falloir créer des Activités et des cotisations. Elles peuvent être paramétrées pour une durée précise ou pas (dans ce cas choisir l’option cotisation ponctuelle). C’est ce qui vous permettra de suivre les cotisations des membres, mais aussi de générer des écritures comptables à partir de l’enregistrement d’une cotisation.

Tutoriel : Gestion des cotisations.

La comptabilité

Pour la comptabilité, il faut commencer par créer un exercice, menu Comptabilité → Exercices et rapports. Le logiciel vous propose d’installer pour l’instant cinq plans comptables :

• le plan comptable associatif 2020 (Règlement ANC N°2018-06)
• le plan comptable associatif 1999
• le plan comptable des CSE (Comité Social et Économique) (Règlement ANC N°2015-01)
• le plan comptable des copropriétés (2005 révisé en 2020)
• le plan comptable général, pour entreprises (Règlement ANC N°2014-03, consolidé au 1er janvier 2019).

Tutoriel :  Installer un plan comptable.

Vous pouvez aussi importer un plan comptable personnel, d’un autre pays par exemple ou le plan comptable associatif 2020 que vous auriez personnalisé pour l’association.

Vous pouvez éventuellement télécharger un exemple de plan comptable belge (à ne pas utiliser tel quel pour la comptabilité de votre association).

Vous pourrez supprimer cet « exercice test » dans le menu Exercices & rapports. Si vous voulez vous essayer à une comptabilité avec, déjà, quelques écritures pour voir comment ça se passe, vous pouvez télécharger le fichier Comptabilité simple pour tests et l’importer dans l’exercice nouvellement créé.

Tutoriel : Exercice comptable.

Au besoin, ajouter une banque, un compte d’épargne par exemple peut être utile. Allez sur les plans comptables Comptabilité → Plans comptables et cliquez sur le bouton Comptes favoris du plan comptable pour l’ajouter.

Tutoriel : Créer des sous-comptes

Pour commencer le tout premier exercice avec Paheko, il faut faire une Balance d’ouverture afin d’introduire les montants disponibles en banque.

Tutoriel : Balance d’ouverture

Si la comptabilité était faite avec un tableur, le minimum pour bien démarrer.

Tutoriel : Premier exercice avec Paheko

Création des comptes de banque pour ajouter automatiquement le solde des comptes bancaires (d’épargne, d’intermédiaires comme Paypal, HelloAsso etc.) à la comptabilité et se retrouver avec des comptes qui tiennent la route en fin d’exercice.

Tutoriel : Création de nouveaux comptes de type Banque

Suivi des cotisations

Une fois que l’association a des membres, que vous avez créé au moins une activité et ouvert un nouvel exercice, vous allez pouvoir commencer à vous occuper des cotisations.

Allez sur la liste des membres (menu Membres), cliquez sur le bouton Fiche membre pour inscrire la personne à une activité. En cochant la case Enregistrer en comptabilité, vous allez pouvoir enregistrer en même temps l’écriture comptable simplement en indiquant le montant et le compte de règlement (généralement celui de la banque).

• Tutoriel : Gestion des cotisations.

Mettre en ligne le site

Le site web n’est pas activé par défaut, il faut aller dans le menu Configuration, onglet Extensions, sous-onglet Inactives. Mais, il est toujours possible de créer des catégories (rubriques) et des pages au préalable. Elles ne seront pas en ligne, c’est tout.

Tutoriel : Site web.

Suppression du compte

Vous pouvez à tout moment supprimer le compte que vous avez créé. Pour cela, rendez-vous dans la page Compte Paheko.cloud. En bas, vous trouvez un bouton Supprimer le compte, ce qui ne se fera qu'après une confirmation. Au besoin, n’oubliez pas de faire des sauvegardes avant.

Tutoriel : Sauvegarde et export

Fichiers exemple

Fichiers au format d’origine pour tableur (LibreOffice, Excel, Gnumeric, OnlyOffice, etc.) :

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Fichiers au format CSV pour import dans Paheko :

Voir aussi

• Ajouter un membre
• Importer une liste d'adhérents
• Gestion des cotisations
• Exercice comptable
• Comptabilité et droit des associations : base, sources et références, France
• Petit glossaire de la comptabilité