Premier exercice avec Paheko
Comment démarrer la comptabilité avec Paheko quand l’association a déjà un vécu ?
Ce tutoriel est axé sur l’utilisation du logiciel. Pour créer votre premier exercice avec Paheko, vous devez avoir sous la main les montants des comptes bancaires, d’épargne et autres prestataires financiers (HelloAsso par exemple) de l’association, ainsi que, si vous utilisiez déjà un logiciel comptable, le montant du résultat.
Tant que vous n’avez pas créé d’exercice comptable, vous ne pourrez pas, logiquement, saisir d’écriture.
Avant de commencer
Paheko fait ce que l’on appelle la comptabilité « en partie double », où une écriture comptable est inscrite dans deux comptes : un débité, un crédité. Le logiciel facilite la tâche en proposant des écritures « assistées » ou « simplifiées ».
Pour en savoir plus sur ces notions et sur la comptabilité et le droit des associations.
Créer un exercice comptable
Pour rappel : en comptabilité, l’exercice est une « année comptable », à savoir une période de douze mois, souvent, mais pas systématiquement, ni obligatoirement une année civile. À l’issue de la période, l’exercice est clôturé.
Allez dans le menu Comptabilité - tant que vous n’aurez pas créé d’exercice le logiciel vous demandera de saisir les informations nécessaires pour démarrer le premier exercice. La configuration se passe en deux écrans qui ne seront plus proposés une fois le premier exercice créé.
Si, sur le premier écran, les options vous conviennent, y compris celles par défaut, vous pouvez passer à l’Étape suivante tout de suite.
Si ce n’est pas le cas, il faudra préciser le pays, choisir un plan comptable et indiquer les dates de l’exercice.
Indiquer le pays
La France est sélectionnée par défaut. Si vous souhaitez changer de pays et que vous ne l’avez pas déjà configuré dans le menu Configuration, cliquez sur le bouton Modifier le pays dans la configuration ① pour arriver sur la page de configuration. Vous pouvez modifier la devise et le pays tout en bas de la page ②.
Il faudra revenir sur Exercices et rapports pour reprendre la création de l’exercice comptable1.
Choisir un plan comptable
Par défaut, si le pays indiqué est la France, c’est le plan comptable associatif 2020 (Règlement ANC n°2018-06) qui est proposé ; en cliquant sur le bouton Choisir un autre plan comptable, il est possible soit de sélectionner le plan comptable dans une liste (pour la France uniquement2)①, soit de Gérer les plans comptables qui ouvre la page de gestion des plans comptables ② .
Il faudra ensuite revenir au menu Exercices et rapports de la Comptabilité.
Renseigner le nom et les dates de l’exercice
Il faudra aussi indiquer un libellé pour votre exercice et indiquer les dates de début et de fin. Par défaut, elles sont proposées du 1er janvier au 31 décembre, qui est le cas le plus général. Vous pouvez les changer soit en cliquant sur l’icône à droite de la zone de date, soit en saisissant simplement la date dans le champ sous la forme « JJ/MM/AA ».
À noter : les boutons ? Démarrer le premier exercice comptable et ? Qu’est-ce qu’un exercice comptable ouvrent une fenêtre modale, donc sur l’écran en cours, avec la page d’aide en référence.
Comptes bancaires et résultat précédent
Les comptes bancaires
Il va falloir renseigner les sommes d'argent que l’association détient en banque, sur des comptes d’épargne, ou chez des prestataires de paiement (HelloAsso, Paypal, Mollie, etc.).
Ajoutez autant de comptes que l'association en dispose, et renseignez leur solde. Pour ajouter un compte, appuyez sur le bouton + Ajouter.
Le résultat précédent
Si votre association avait déjà une comptabilité avant de passer à Paheko, vous pouvez indiquer le résultat de l'exercice précédent.
Si l’association n’avait qu’un suivi des dépenses et des entrées sous la forme d’un tableur et qu’elle n’a pas de compte de résultat, cette étape n’est pas nécessaire. Les montants des divers comptes financiers suffisent pour démarrer.
Cliquez sur Enregistrer pour finaliser l'ouverture de votre premier exercice.
Si vous avez renseigné un résultat pour l'exercice précédent, il figurera dans les comptes de votre nouvel exercice : s'il était positif, au crédit dans le compte 1068 – Réserves pour projet de l’entité et au débit dans le compte 890 – Bilan d’ouverture ; s'il était négatif, ça s'inverse, le montant passe au débit dans le compte 1068 et au crédit dans le compte 890. C’est modifiable si nécessaire.
Importer l'exercice précédent
Vous pouvez importer l’exercice précédent fait sur un autre logiciel pour vous faciliter la vie. Une fois cet exercice clôturé, il suffira de faire la balance d’ouverture à partir de cet exercice et Paheko ira chercher les informations qu’il n’y aura plus qu’à vérifier.
À savoir : la procédure est expliquée en détails sur cette page de l’aide.
Aller plus loin
Mis à jour le jeudi 18 janvier 2024