Les sauvegardes sont du fait et de la responsabilité des utilisateurs de Paheko. Configurer les sauvegardes automatiques est l’une des toutes premières actions que devrait faire une association qui utilise le logiciel, soit via le site de Paheko soit sur un autre hébergement.

Que sauvegarde Paheko ?

Le logiciel propose deux façons, complémentaires de sauvegarder les données :

• une sauvegarde de la base de données au format SQLite qui comporte l’intégralité des données et la structure de la base de données (tables, jointures entre les tables, etc.), c’est cette sauvegarde qu’on utilise pour restaurer la base de données sur Paheko ou l’implémenter sur un autre hébergement disposant de Paheko ;
• l’export des données, liste des membres et données comptables, ce n’est pas, techniquement, une sauvegarde, mais ce format permet de pouvoir travailler ces données avec d’autres outils (tableurs tels que Calc ou Excel), voire, de les injecter dans d’autres modules de base de données.

Dans les deux cas, il est conseillé de stocker aussi ces données sur des supports différents dans des endroits différents (par exemple, la personne qui s’occupe du site de l’association et celle qui a en charge la trésorerie).

Suggestion pratique :

• créer un dossier pour les images du site ;

• un par an contenant les dossiers suivants pour stocker ces types de document :

  • factures reçues,
  • factures envoyées,
  • adhésions,
  • comptes bancaires

et adopter une convention de nommage pour les fichiers comptables afin de s’y retrouver plus facilement. Par exemple : « loyer_mois », « assurance_période ».

Et, évidemment, sauvegarder ces dossiers sur un support externe et, de préférence, localisé ailleurs.

Paramétrage des sauvegardes dans Paheko

Dans les deux cas, les fichiers de sauvegarde sont stockés dans Paheko.

Sauvegardes ponctuelles

Allez dans le menu Configuration, onglet Sauvegardes, sous-onglet Sauvegarder.

Depuis cette page, vous pouvez :

• télécharger la totalité de la base de données sur votre ordinateur que vous pourrez Restaurer en cas de plantage de serveur ou autre cas de force majeure (selon sa configuration, votre navigateur pourrait vous demander ce qu’il doit faire du fichier, l’enregistrer est la seule bonne option dans le cas présent) ;
• créer une sauvegarde de la base de données sur le serveur qui permet de retourner sur la version précédente de votre compte lorsque vous réalisez une opération importante.

Il est fortement conseillé de complémenter ces sauvegardes avec les deux opérations suivantes :

• télécharger les fichiers sur votre ordinateur dans un fichier compressé ZIP qui contiendra vos documents, vos logos, vos fichiers joints aux écritures et aux membres, ainsi que vos pages de site web ;
• exporter les données comptables qu'il est conseillé de garder durant 10 ans, pour archivage après la clôture d'un exercice par exemple.

Sauvegardes automatiques

À noter : cette fonctionnalité est réservée aux associations ayant fait un don au logiciel.

Les sauvegardes automatiques créent automatiquement des fichiers de sauvegarde à une périodicité définie ① qui restent stockées sur Paheko. Vous pouvez paramétrer le nombre de sauvegardes conservées ②.

Attention : les sauvegardes manuelles restent cependant nécessaires pour prévenir la perte des documents, fichiers joints aux écritures et aux membres et des pages du site web !

Avantages, inconvénients de chaque façon de procéder

Quand on fait une sauvegarde ponctuelle : on a le dernier état du site et on peut récupérer immédiatement le fichier sur son ordinateur.

Inconvénient : c’est une procédure entièrement volontaire, si vous ne le faites pas, il n’y aura pas de sauvegarde du tout.

Les sauvegardes automatiques ont l’avantage de se faire toutes seules sans autre intervention.

Inconvénients : elles sont une image du site à un instant T, si une modification est intervenue dans l’intervalle, elle ne figure pas sur la sauvegarde. Elles sont sur le site, il faut donc une action volontaire pour les récupérer « chez soi ».

Bon à savoir : Paheko procède à des sauvegardes automatiques de la base de données avant chaque changement de version du logiciel.

Exports des données

Les exports de la liste de membres, des exercices de comptabilité ou des documents se font depuis les menus concernés.

Suggestion pratique : si vous ne vous saisissez les données comptables que par période, prendre l’habitude d’exporter les données à chaque fois vous permet d’en avoir une copie à jour et utilisable immédiatement.

Voir aussi

Sur ce site :

• Sauvegarder les documents pour pouvoir les réintégrer à une autre instance Paheko
• Export de la liste des membres
• Sauvegarde des écritures et fichiers comptables
• Sauvegarde et restauration des documents

Si vous êtes sous Linux et si vous vous en sentez capable sur le plan informatique, vous pouvez utiliser un script qui renommera et triera automatiquement les documents PDF en fonction du contenu :

• la présentation du script ;
• le dépôt du script ;
• un exemple de configuration.