Les sauvegardes sont du fait et de la responsabilité des utilisateurs de Paheko. Configurer les sauvegardes automatiques est l’une des toutes premières actions que devrait faire une association qui utilise le logiciel, soit via le site de Paheko soit sur un autre hébergement.

Que sauvegarde Paheko ?

Le logiciel propose deux façons, complémentaires de sauvegarder les données :

• une sauvegarde de la base de données au format SQLite qui comporte l’intégralité des données et la structure de la base de données (tables, jointures entre les tables, etc.), c’est cette sauvegarde qu’on utilise pour restaurer la base de données sur Paheko ou l’implémenter sur un autre hébergement disposant de Paheko ;
• l’export des données, liste des membres et données comptables, ce n’est pas, techniquement, une sauvegarde, mais ce format permet de pouvoir travailler ces données avec d’autres outils (tableurs tels que Calc ou Excel), voire, de les injecter dans d’autres modules de base de données.

Dans les deux cas, il est conseillé de stocker aussi ces données sur des supports différents dans des endroits différents (par exemple, la personne qui s’occupe du site de l’association et celle qui a en charge la trésorerie).

Que ne sauvegarde pas Paheko ?

Dans une base de données, on ne stocke que les données conservées dans les tables, pas les fichiers joints. Dans le cadre d’une sauvegarde, on ne récupère donc pas les images utilisées pour le site, ni les fichiers joints à la comptabilité : notes de frais, factures, etc. Il est possible, néanmoins, en allant dans Documents, de télécharger un fichier zippé de tous les documents par répertoire. Fichier qu'il faudra ensuite décompresser sur votre ordinateur pour pouvoir accéder à chaque document.

S’il est pratique de pouvoir consulter un fichier joint à une écriture comptable, il est essentiel d’en garder une version sur l’ordinateur de l’association et d’en faire des sauvegardes comme précédemment.

Suggestion pratique :

• créer un dossier pour les images du site ;

• un par an contenant les dossiers suivants pour stocker ces types de document :

  • factures reçues,
  • factures envoyées,
  • adhésions,
  • comptes bancaires

et adopter une convention de nommage pour les fichiers comptables afin de s’y retrouver plus facilement. Par exemple : «  loyer_mois », « assurance_période ».

Et, évidemment, sauvegarder ces dossiers sur un support externe et, de préférence, localisé ailleurs.

Paramétrage des sauvegardes dans Paheko

Dans les deux cas, les fichiers de sauvegarde sont stockés dans Paheko.

Sauvegarde ponctuelle

Aller dans le menu Configuration, onglet Sauvegardes.

Dans l’onglet Sauvegarder, on peut télécharger une copie de la base de données ①.

Selon sa configuration, votre navigateur pourrait vous demander ce qu’il doit faire du fichier, l’enregistrer est la seule bonne option dans le cas présent ②.

Sauvegarde automatiques

Les sauvegardes automatiques créent automatiquement des fichiers de sauvegarde à une périodicité définie① qui restent stockées sur Paheko. Vous pouvez paramétrer le nombre de sauvegardes conservées②.

Descendre sur Configuration de la sauvegarde automatique, choisir l’intervalle des sauvegardes (de quotidien à annuel) et le nombre de sauvegardes conservées. Cliquer sur enregistrer pour terminer.

Cette fonctionnalité est réservée aux associations ayant fait un don au logiciel.

Avantages, inconvénients de chaque façon de procéder

Quand on fait une sauvegarde ponctuelle : on a le dernier état du site et on peut récupérer immédiatement le fichier sur son ordinateur.

Inconvénient : c’est une procédure entièrement volontaire, si vous ne le faites pas, il n’y aura pas de sauvegarde du tout.

Les sauvegardes automatiques ont l’avantage de se faire toute seules sans autre intervention.

Inconvénients : elles sont une image du site à un instant T, si une modification est intervenue dans l’intervalle, elle ne figure pas sur la sauvegarde. Elles sont sur le site, il faut donc une action volontaire pour les récupérer « chez soi ».

Bon à savoir : Paheko procède à des sauvegardes automatiques de la base de données avant chaque changement de version du logiciel.

Exports des données

Les fonctions d’export permettent de récupérer les données et de les réutiliser. C’est une façon de sauvegarder les données. Il faut évidemment, comme précédemment conserver les copies sur des supports et dans des endroits différents

Dans le menu Configuration, aller sur l’onglet Sauvegardes puis sur Informations. Choisir le type de données, Membres ou Comptabilité.

On peut exporter la liste des membres et les données comptables soit au format CSV (format utilisé pour les données tabulaires qu’il permet d’importer et d’exporter sur de nombreux application) soit au format tableur ODS, format de tableur utilisé par Calc, Calligra Sheet, Excel, Gnumeric, OnlyOffice, GoogleDrive par exemple.

Cliquer sur le type de fichier que vous voulez exporter : CSV ou format tableur LibreOffice/Office. Dans les deux cas, le navigateur peut vous demander si vous voulez ouvrir, et avec quel logiciel, ou enregistrer le fichier. La seconde option étant généralement préférable.

Suggestion pratique : si vous ne vous saisissez les données comptables que par période, prendre l’habitude d’exporter les données à chaque fois vous permet d’en avoir une copie à jour et utilisable immédiatement.

Aller plus loin

Sur le site : Sauvegarder les documents pour pouvoir les réintégrer à une autre instance Paheko.

Si vous êtes sous Linux et si vous vous en sentez capable sur le plan informatique, vous pouvez utiliser un script qui renommera et triera automatiquement les documents PDF en fonction du contenu :

• la présentation du script ;
• le dépôt du script ;
• un exemple de configuration.