Pour ouvrir un nouvel exercice, il convient de faire le lien avec le précédent. La balance d’ouverture est l’opération qui permet de faire cela, en reportant les soldes, débiteurs ou créditeurs, d’un exercice à l’autre.

Quand vous créez un nouvel exercice dans Paheko, le logiciel vous propose automatiquement de réaliser cette balance d'ouverture. Vous pouvez passer l’étape, notamment si vous n’avez pas clos l’exercice précédent, et faire la balance d’ouverture plus tard.

Faire la balance d’ouverture

Allez dans Exercices et rapports et cliquez sur le bouton Balance d’ouverture. Dans l’illustration ci-dessous, on voit qu’il y a bien deux exercices : un "En cours" et un "Clôturé".

À l’étape suivante, le logiciel vous demande de choisir l'exercice dont il faut reprendre les soldes de fermeture. Il vous propose la liste des exercices clôturés ; s’il n’y en pas, seule la mention "Aucun" va figurer dans la liste de choix.

Le logiciel vous propose une liste de comptes, ceux de l'exercice précédent (1) et ceux du nouvel exercice (2), avec les montants à reporter.

Il faut indiquer, au regard des anciens comptes, les nouveaux comptes concernés s’il y a des changements ou que le logiciel ne les a pas trouvés. On peut aussi, à cette étape, rajouter ou supprimer des lignes et modifier les montants et les comptes au besoin.

À noter : par défaut, la case Affecter automatiquement le résultat est cochée. En la laissant cochée, l’écriture d'affectation du résultat se fera automatiquement (voir le paragraphe sur l'affectation du résultat).

Cliquez sur le bouton Enregistrer pour finir. Il est toujours possible de modifier la balance plus tard au besoin.

Affectation du résultat

Le résultat est la différence entre les produits et les charges à la clôture d’un exercice. Son affectation est décidée en assemblée générale.

Selon qu’il est excédentaire ou déficitaire, on l’inscrira le plus souvent :

• pour un résultat excédentaire

  • au débit, dans le compte 120 Résultat de l'exercice
  • au crédit, dans le compte 1068 Réserves pour projet de l’entité ou 110 Report à nouveau
    ou dans un sous-compte de ces comptes, par défaut, mais ça reste modifiable, le résultat excédentaire est inscrit au crédit dans le compte 1068 ;

• pour un résultat déficitaire

  • au débit, dans le compte 119 Report à nouveau
  • au crédit, dans le compte 129 Résultat de l'exercice
    ou dans un sous-compte de ces comptes.

La balance d’ouverture quand on démarre avec le logiciel

Si vous n’avez pas d’exercice existant sur lequel réaliser votre balance d'ouverture, vous pouvez réaliser une saisie manuelle.

Cliquez sur le bouton Sélectionner (1) pour ouvrir la liste des comptes d'affectation de votre balance d'ouverture. Quand vous avez trouvé le compte qui vous intéresse, par exemple le 1068 Réserves pour projet de l'entité, cliquez sur le bouton Sélectionner (2).

Cliquez sur le bouton Ajouter une ligne à droite pour ajouter d’autres comptes. Quand c’est fini, cliquer sur le bouton Enregistrer, cela aboutira à la même page que dans la procédure précédente.

À noter : si c’est votre tout premier exercice et que vous débutez complètement avec un logiciel comptable, indiquez le montant du compte courant de la banque créditeur (ou positif) dans la case « Débit ». S’il est négatif (ou débiteur), saisissez-le dans la case « Crédit » et laissez, en dessous, la case « Affecter automatiquement le résultat » cochée, sans se préoccuper du reste. Paheko affectera automatiquement le montant au compte 890 — Bilan d’ouverture. Cela vous permet de démarrer facilement et correctement.

Comptes 890-891 ou 120-129 ?

Pour faire la transition d’un exercice à un autre, on peut, soit utiliser les comptes 890 — Bilan d’ouverture et 891 — Bilan de clôture, soit opter pour les comptes 120 — Résultat de l'exercice (bénéfice) ou 129 — Résultat de l’exercice (perte).

Paheko opte pour la deuxième solution et reporte les soldes dans les comptes financiers concernés (banque, caisse, chèques à encaisser), et le résultat dans les comptes 120 ou 129 selon que l’exercice est bénéficiaire ou déficitaire.

En effet :

• dans la classe 8 sont regroupés tous les comptes spécifiques au monde associatif, bénévolat et dons en nature. Sur le plan de la pure cohérence, ces comptes de bilan d’ouverture et de clôture n’ont pas leur place dedans ;
• le fichier des écritures comptables (FEC) qui sert de base à des contrôles de l’administration fiscale ne les accepte pas. Même si le FEC concerne essentiellement les entreprises, de même que le plan comptable associatif actuellement en vigueur en droit français, a été conçu afin d’être plus proche du plan comptable général, il est donc, également, tout à fait cohérent de retenir, pour le changement d’exercice, des écritures conformes aux prescriptions de ces fichiers.

Il reste possible de faire autrement en sélectionnant d'autres comptes que ceux proposés par défaut en décochant la case Affecter automatiquement le résultat.

Aller plus loin

• Exercice comptable