Ce petit glossaire regroupe l’essentiel des termes utilisés en comptabilité et sur le site

Définitions

A

Actif  : contient tout ce qui concerne les immobilisations, les stocks, les créances clients, la trésorerie

Amortissement : constatation comptable de la diminution de la valeur d’une immobilisation, diminution résultant soit de l’usage, du temps, ou de l’évolution technologique. L’amortissement est étalé sur la durée probable de vie de l’immobilisation. Sa comptabilisation est obligatoire à la fin de chaque exercice comptable

Avancé (saisie comptable) : dans Paheko, type d’écriture qui permet de choisir dans tous les comptes du plan comptable, ou encore de saisir une écriture sur plusieurs lignes. C'est pratique pour la comptabilité analytique ou les écritures des opérations de caisse.
→ voir : saisir une écriture

B

Balance générale : état de chaque compte pour une période donnée.

Bilan : état de la situation financière d’une structure.

Maintenant quand je présente mes comptes à mes adhérents, je leur dis au début de la présentation du bilan : à gauche c'est ce qu'il y a sur les comptes, et à droite c'est à qui appartient cet argent. Nous avons 100.000 euros sur les comptes, dont 90.000 sont déjà là et 10.000 sont en attente d'encaissement. Sur cet argent, 50.000 sont à nous, 25.000 dûs à nos créanciers, et 25.000 dûs à l'Etat (chiffres imaginaires :-D ).

Ça libère du "débit/crédit" et du "actif/passif" qui sont des termes rébarbatifs pour le commun des mortels.

— Jean-Pierre, association Chœur des Centraux

C

Compte bancaire : compte ouvert dans un établissement bancaire. L’extrait de compte que vous recevez chaque mois représente le point de vue de la banque : si le compte est débiteur (négatif) vous lui devez de l’argent. Si le compte est créditeur (positif) c’est la banque qui vous doit de l’argent. En comptabilité en partie double, du point de vue de l’association c’est l’inverse : le solde est débiteur quand la banque vous doit de l’argent (vous lui faites une créance) et créditeur quand vous lui devez de l’argent (dette).

Compte de résultat : état financier qui synthétise l’ensemble des charges et des produits d’une structure. Grosso modo, c’est un outil qui peut servir de base à l’établissement du rapport financier de l’association.

Compte de tiers : pour visualiser ce qu’un tiers vous doit ou ce que vous lui devez, il existe des comptes de tiers. Ils sont représentés du point de vue du tiers. En comptabilité en partie double si un compte de tiers est débiteur c’est qu’il vous doit de l’argent (créance), s’il est créditeur c’est que vous lui devez de l’argent (dette).

Compte favori : dans Paheko, compte qui a été paramétré comme tel par les utilisateurs et utilisatrices du logiciel. Cela peut être le cas des comptes figurants déjà dans le plan comptable ou des comptes ajoutés. Ils sont liés à l’exercice comptable. Quand on fait une écriture de type Recette, Dépense, Virement, Dette ou Créance, par défaut, ce sont ces comptes et les comptes usuels qui s’affichent et pas l’ensemble des comptes.

Compte usuel : dans Paheko, compte regroupant les numéros de comptes comptables les plus fréquemment et généralement utilisés. C’est une configuration de Paheko. Ils sont automatiquement catégorisés par le logiciel qui va classer le compte dans la bonne classe du plan comptable en fonction du numéro. Ainsi, un compte commençant par 512 sera automatiquement reconnu comme un compte usuel de type banque. Quand on fait une écriture de type Recette, Dépense, Virement, Dette ou Créance, par défaut, ce sont ces comptes et les comptes favoris qui s’affichent et pas l’ensemble des comptes.

Créance : somme qu’un tiers doit à l’association.

Crédit : accroissement des ressources.

D

Débit : diminutions des ressources.

Dette : somme que l’association doit à un tiers.

E

Écriture simplifiée : dans Paheko, écriture qui répond aux types d’écriture Recette, Dépense, Virement, Dette ou Créance. Dans ces types d’écritures, le logiciel propose directement la classe de comptes comptables du type de dépense ce qui facilite et rend plus rapide la saisie de la comptabilité.
→ voir saisir une écriture

Exercice comptable : année comptable, peut coïncider avec l'année civile, mais pas systématiquement. En droit français un exercice doit durer douze mois, sauf exception.

G

Grand livre : c’est l’ensemble des comptes utilisés par une structure qui tient sa comptabilité en partie double. Sur le site, la comptabilité est en partie double.

I

Immobilisations : ce sont des actifs d’utilisation durable (et d’un certain montant fixé par les administrations fiscales). La durée des immobilisations (qui est, en fait, celle de leur amortissement), période pendant laquelle on peut les faire apparaître dans les déclarations d’impôts, est fixée par les administrations fiscales et dépend du type de bien. Une immobilisation reste en comptabilité tant qu’elle est dans l’association, même si elle est amortie. Il y en a trois sortes :

• les immobilisations corporelles, actifs qui peuvent être utilisés dans la production de biens ou de service, pour un Fablab par exemple ce serait des imprimantes 3D (selon leur prix d’achat), mais cela peut être aussi un local loué à des tiers ;

• les immobilisations incorporelles, actifs non monétaire identifiable, d’utilisation durable et sans substance physique, les marques sont des immobilisations incorporelles ;

• les immobilisations financières qui sont des actifs financiers d’utilisation durable, pour une association, ce sont, par exemple, les cautions de la location du local.

J

Journal : document qui liste les opérations d’échanges (entrées, sorties) de l’organisme (association, entreprise, etc.) avec son environnement.

P

Partie double : principe de la comptabilité qui fait qu’une écriture est inscrite dans deux comptes, un compte débité et un compte crédité.

Passif : contient les capitaux propres (qui ne concernent pas les associations), les emprunts, provisions et dettes (qui peuvent concerner les associations).

Pièce comptable : justificatif de l'écriture (matériel, papier ou non). Une écriture doit avoir une pièce comptable : facture, note de frais ou d'honoraires, ticket de caisse, copie des déclarations sociales et fiscale, bordereau de banque, etc. En revanche, un bordereau de livraison ou un bon de commande ne sont pas des pièces comptables.

Plan comptable : le plan comptable est un document qui répertorie tous les numéros de compte de la structure. Pour les associations françaises, depuis 2020, c’est le plan comptable des associations 2018 qui s’applique, celui de 1999 ne doit plus être utilisé par les associations qui ont l’obligation de réaliser des comptes annuels conforme au plan comptable. Il définit également les règles de la comptabilité des associations.
Par défaut, c’est ce plan comptable de 2018 qui est proposé sur le site mais on peut en installer un autre parmi ceux proposés en importer un (plan comptable personnalisé par exemple). Si vous êtes en France, votre association est assujettie au plan comptable de 2018 si elle remplit l’une de ces conditions :

• elle bénéficie d’une ou plusieurs aides publiques annuelles ou de dons d’un montant supérieur à 153 000 euros ;
• elle a une activité économique qui remplit au moins deux des trois critères suivants : bilan supérieur à 3 100 000 euros, bilan de plus de 1 550 000 euros, plus de 50 salariés ;
• elle exerce une activité commerciale et fiscalisée ;
• elle est financée à hauteur de plus de 50 % de son budget ou pour plus de 75 000 euros par des collectivités territoriales ;
• elle est reconnue d’utilité publique ;
• c’est un organisme paritaire agréé ;
• elle sollicite l’agrément d’une autorité publique ;
• la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté ;
• elle gère des établissements du secteur sanitaire et social ;
• c’est une association d’intérêt général recevant des versements par l’intermédiaire d’associations relais ;
• c’est un organisme faisant appel à la générosité publique (par exemple les Resto du cœur) ;
• c’est un groupement politique ou association de financement électoral ;
• elle exerce une activité commerciale et fiscalisées aux impôts de droit commun ;
• elle émet des valeurs mobilières ;
• c’est un groupement sportif sous forme d’association à statut particulier, et les fédérations sportives.

R

Report à nouveau : résultat de l’exercice que l’on reporte au passif du bilan.

Réserve : les réserves sont des montants situés au passif du bilan d’une entreprise, comme les reports à nouveau, mais à plus long terme. Elles ont pour objectif de créer une marge de sécurité financière.

Résultat : différence entre les produits et les charges à la clôture d’un exercice. Quand il est bénéficiaire, son affectation est généralement décidée en assemblée générale.

Pour compléter

• Comptabilité et droit des associations : base, sources et références, France
• Écriture subventions et dons France