La comptabilité se fait à partir des journaux comptables dans lesquels on enregistre les opérations au fil de l’eau en indiquant ou moins leur date, le libellé (le motif de l’écriture), le montant et les numéros de compte comptable.

Les journaux « auxiliaires »

Il est souvent conseillé, notamment aux entreprises, de faire des journaux « auxiliaires » portant sur des types d’écritures qui seront ensuite réunis au journal général. Ce n’est pas une obligation légale. La seule obligation légale est celle d’avoir un journal général tenu dans les règles.

Les principaux journaux comptables recommandés :

• journal des achats
• journal des ventes
• journal de trésorerie
• journal des opérations diverses.

C’est une fonctionnalité qui peut être utile et faciliter le travail et le suivi de la comptabilité quand on l’assure soit sur du papier, soit sur un tableur.

Qu’en est-il avec un outil comme Paheko ?

Dans Paheko, comme dans les autres logiciels comptables, les écritures sont saisies à partir d’un seul formulaire de saisie. Utiliser des journaux consiste en fait à rajouter une étape à la saisie des écritures qui vont, de toute façon, dans le journal général. Mais, comme c’est un outil informatique et non un outil de papier, il est tout à fait possible de suivre les écritures comptables soit de façon globale, soit par « journal auxiliaire ».

Afficher le journal d’un compte

Pour afficher le journal d’un compte, à savoir le détail des opérations sur ce compte, sur la comptabilité, allez dans Comptes, onglet Comptes favoris (le premier onglet), puis cliquez sur le bouton journal de la ligne du compte qui vous intéresse.

On peut exporter ce journal dans un format de logiciel tableur ou en CSV.

À savoir : cela fonctionne compte par compte et seulement pour les comptes usuels. Il n’est pas possible, en passant par là, d’avoir un journal sur un ensemble de comptes.

Avoir un genre de journal des opérations sur un ensemble de comptes

Si on veut avoir un genre de journal des écritures sur plusieurs comptes : un journal des ventes, des achats, des cotisations et dons, etc. Il faut passer par une recherche. Elle est plus rapide (et facile) à faire qu’à expliquer.

Sur l’accueil de la comptabilité ou dans les comptes, allez sur le bouton Recherche en haut à droite. Dans les conditions de recherche il faudra faire deux groupes de critères

• le premier qui indique l’exercice concerné ① : la recherche doit correspondre à TOUS les critères,
• le second ② qui va préciser les comptes sur lesquels faire la recherche, elle doit correspondre à UN des critères.

Ensuite, il faudra indiquer les comptes concernés. Dans cet exemple ; l’idée était d’avoir un genre de « journal » des recettes liées aux cotisations et dons, on donc précisé le champ « Numéro de compte » en indiquant qu’il devait « commencer par », puis en précisant le numéro. De cette façon, la recherche prendra en compte les sous-comptes de ces comptes. Et ne pas oublier de cliquer sur le bouton Chercher ③ chaque fois qu’on modifie un critère pour lancer la recherche.

On peut faire des tris par numéro, date, type d’écriture, numéro de pièce comptable, etc ①. Selon le type de tris, les informations affichées changent (ajouts de colonnes, notamment). Il faudra aussi indiquer au besoin le nombre maximum de résultats affichés ② (par défaut 100).

On peut également faire un export de ces données.