Une fois la caisse ouverte, vous pouvez commencer à encaisser des ventes en éditant des notes - une vente = une note.

Ouvrir une note

Cliquez sur le bouton + Nouvelle note.

NB. Le numéro de la note, qui s'affiche sous son nom au format #XXX, s'incrémente automatiquement à partir de la dernière note générée, y compris celle de la session de caisse précédente.

Structure d'une note

La page de note comporte plusieurs parties :

• 1 : cette ligne affiche toutes les notes de votre session de caisse. Celle sur laquelle vous vous trouvez est sur fond coloré ("11h24" sur la capture). Les notes clôturées sont barrées ;
• 2 : la partie gauche est la note en elle-même, sur laquelle viendront s'ajouter les articles vendus et leur montant ;
• 3 : la barre de recherche permet de retrouver rapidement un article en écrivant son nom ;
• 4 : les articles disponibles à la vente, classés par catégories.

Ajouter un produit

Sélectionnez un produit à droite (1) pour l’ajouter à la note à gauche (2).

À savoir : la recherche rapide se fait uniquement sur le nom du produit ou son code barre, pas sur sa description.

Pour chaque produit de la note, vous pouvez modifier la quantité dans la colonne "Qté".

Le montant est renseigné automatiquement selon la configuration du produit. Il peut également être modifié manuellement, attention cependant à ne pas le faire sans raison.

Enregistrer un paiement

Une fois les produits souhaités ajoutés, vous pouvez enregistrer le paiement de la note.

Sélectionnez le moyen de paiement (1) - si la mention "jusqu'à XX€" apparaitra entre parenthèses, cela signifie que vous ne pouvez dépasser ce montant avec ce moyen de paiement (voir la configuration des moyens de paiement).

Le montant (2) est complété automatiquement du total de la note - il est possible d'enregistrer plusieurs moyens de paiement, voir plus bas.

Vous pouvez également renseigner une référence (3), comme un numéro de chèque et le nom de la banque.

Cliquez sur Enregistrer pour terminer (4).

Associer un membre à une note

Pour associer un membre de l’association à une note et générer un reçu nominatif, appuyer sur le bouton Renommer.

Dans le champ de recherche, tapez le nom du membre, puis sélectionnez-le.

La note a été renommée du nom du membre, qui apparaît aussi dans la note et sur le reçu du paiement.

Moyens de paiement différents pour une seule note

Si le règlement d'une note se fait par des moyens de paiement différents, il se fera en plusieurs temps, donc plusieurs enregistrements. Ce sera notamment le cas si le plafond de l'un des moyens de paiement utilisé est inférieur au total à payer.

Pour enregistrer un deuxième moyen de paiement pour une seule note, il suffit d'indiquer un montant inférieur au reste à payer (1) et de cliquer sur Enregistrer (2).

Les paiements déjà effectués apparaissent sous la note, et sont déduits automatiquement du nouveau reste à payer.

Le reste à payer est de nouveau complété automatiquement. Si vous souhaitez ajouter un troisième moyen de paiement, vous pouvez de nouveau enregistrer un paiement d'un montant inférieur au nouveau reste à payer, et ainsi de suite.

Quand vous arrivez au dernier moyen de paiement, vous pouvez laisser le reste à payer complété automatiquement et enregistrer pour finaliser le paiement de la note, dont le reste à payer sera égal à 0€.

Générer un reçu de paiement

Vous pouvez générer un reçu de paiement pour chaque note au format PDF en cliquant sur le bouton avec le symbole de l'imprimante.

Vous pouvez en effet l'imprimer, ou l'envoyer par courriel aux personnes. Il comporte, outre les données de l’association et celle de l’opération, le logo de l'association, s’il a été configuré.

Ré-ouvrir une note clôturée

Par défaut, une note dont le reste à payer est à 0€ est clôturée automatiquement. Il n'est alors plus possible d'y ajouter des produits, et le nom de la note est barré (ce comportement peut être modifié dans la configuration de la caisse pour garder des notes soldées ouvertes).

NB. Tant qu'une note est ouverte, la session de caisse ne peut être fermée.

La note peut être ré-ouverte et rmodifier a posteriori en cliquant sur le bouton Ré-ouvrir la note.

Résumé

Le bouton Résumé donne accès aux informations sur la caisse :

• éventuellement, les Membres non-inscrits ayant effectué un règlement (avec la possibilité, si les droits sont accordés, d'inscrire ces membres) ;
• les Recettes par catégorie de produits ;
• les Totaux des règlements, par moyen de paiement ;
• la Liste des règlements.

Vous pouvez cliquez sur le bouton Retourner à l'encaissement pour retrouver les notes de votre session de caisse en cours.