Clôturer la caisse
Une fois toutes vos notes saisies et clôturées, il est temps de clôturer votre session de caisse.
Accéder à la clôturer de la caisse
NB. Toutes les notes doivent être clôturées pour pouvoir fermer une session de caisse. Dans le cas contraire, un message d'erreur apparaîtra.
La caisse se clôture lorsque la manifestation est terminée et qu'il n'y a plus de vente à réaliser.
On peut y accéder depuis la session de caisse en cours, en cliquant sur le bouton Clôturer la caisse...
... Ou via le menu principal de la Caisse, dans la liste des sessions de caisse.
Clôturer une session de caisse
Il y a des vérifications manuelles à effectuer pour clôturer une caisse :
- Comptez votre caisse et renseignez le solde théorique à la fermeture : il est calculé automatiquement à partir de la somme d'ouverture et des ventes réalisées pendant la session (en cas d'écart, voir plus bas) ;
- Vérifiez les paiements hors espèces ;
- Confirmer et clôturer.
Une fois la session de caisse clôturée, on en retrouve le résumé avec en haut le montant à l’ouverture et à la fermeture, ainsi que les détails des ventes.
Il est possible également de générer un fichier PDF qui reprend toutes ces données, et, évidemment, le détail des notes avec en plus des informations ci-dessus, le détail par personne.
Gérer les écarts de caisse
Si le solde à la fermeture est différent de celui calculé automatiquement par la caisse, un message vous le signalera.
Cela peut arriver : il peut y avoir eu une erreur humaine dans un rendu de monnaie ou dans l'enregistrement des notes, mais ça peut aussi être s'il y a eu des paiements par la caisse pour l’association (par exemple les frais de bouche des bénévoles au cours de la manifestation, justifiés par des notes).
Paheko vous invite à vérifier vos notes et à recompter votre caisse. Quand vous êtes sûr de vous, vous pouvez cocher la case "Je confirme avoir re-compté le contenu de la caisse et constate toujours une erreur.", avant de reprendre votre clôture.
Vérifier les paiements hors espèces
Les paiements hors espèces - carte bancaire ou chèque - par exemple doivent être vérifiés avant de valider la clôture de la caisse.
Cochez la case correspondant au paiement quand vous avez vérifier que vous avez bien son justificatif - chèque, reçu de carte bancaire...
Voir aussi
Mis à jour le vendredi 28 juin 2024