Cette vidéo vous montre l'interface de Paheko et ses fonctionnalités.

Ce tutoriel n'aurait pas été possible sans la mise à disposition d'autres outils libres :

• Audacity pour la retouche des enregistrements audio ;
• OBS Studio pour la capture d'écran vidéo ;
• KDEnlive pour le montage ;
• Scribe pour la transcription, Aegisub pour l'édition des sous-titres ;
• Inkscape pour les titres et les miniatures.

Un grand merci à leurs créateur·rices et développeur·reuses.

Transcription

Introduction : découvrir la comptabilité avec Paheko

Ce tutoriel aborde la fonctionnalité principale de Paheko : la comptabilité. Nous allons découvrir ensemble tout ce qu’il est possible de faire sur Paheko en termes de gestion comptable, et ce depuis le compte de notre association fictive : L’Asso du Coin, et d’un point de vue administrateur.
Nous allons aborder beaucoup de fonctionnalités relatives à la comptabilité sur Paheko ; c’est pourquoi ce tutoriel est divisé en plusieurs vidéos. Cela vous permettra de revenir plus facilement sur la notion qui vous intéresse. Dans tous les cas, ce tutoriel ne pourra pas se substituer à une lecture de l’Aide, bien plus détaillée, disponible sur Paheko.cloud ou dans le menu principal de votre compte Paheko.
Certaines structures associatives proposent aussi des formations à la comptabilité sur Paheko. Vous retrouverez toutes les informations et contacts des organismes de formation sur la page Formation sur notre site paheko.cloud.
Afficher la vue simplifiée ou « expert »
Il est à noter que Paheko affiche par défaut la vue comptable simplifiée.
Si vous avez de bonnes connaissances en comptabilité en partie double, vous pouvez passer en vue « expert ». Pour cela rendez-vous dans le menu « Mes infos personnelles », onglet « Préférences ». Sous « Affichage de la comptabilité », sélectionnez le choix « Expert ». Rien ne vous empêche de revenir en arrière en cours de route, cela n’aura aucun impact sur vos données comptables.
Nous adressant plutôt à des personnes débutantes, nous conserverons la vue simplifiée tout au long de ce tutoriel.

Créer son premier exercice

Pour commencer la comptabilité, il faut ouvrir un exercice. Cliquez sur le menu « Comptabilité ».
Lors de la première utilisation, Paheko vous demande de confirmer le pays et le plan comptable que vous désirez utiliser. Si vous représentez une association en France, vous n’avez rien à changer ici.
Cependant, si votre organisation se trouve dans un autre pays, cliquez sur le bouton « Modifier le pays ». Et si votre organisation n’est pas une association mais un syndicat, un CSE, une copropriété ou une entreprise, cliquez sur le bouton « Choisir un autre plan comptable » et sélectionnez celui qui vous convient. Vous pouvez aussi importer votre propre plan comptable si vous en avez un.
Il faut ensuite choisir la date de début et de fin de votre exercice. Un exercice correspond à une année de fonctionnement de votre association.
Généralement, celui-ci court du 1er janvier au 31 décembre, mais vous pouvez choisir une autre période en fonction des spécificités de votre association : par exemple si celle-ci fonctionne par année scolaire. Si vous ne savez pas quoi mettre, restez sur l’année civile.
Si votre association vient tout juste d’être créée, il est possible de faire un exercice qui fait moins ou plus de douze mois. Par exemple si une association a été déclarée le 28 septembre 2023, son premier exercice peut courir du 28 septembre 2023 au 31 décembre 2023, soit un exercice de 4 mois. Il peut tout aussi bien courir du 28 septembre 2023 au 31 décembre 2024, soit un exercice de 16 mois.
Vous pourrez plus tard créer d’autres exercices, par exemple si vous souhaitez reprendre la comptabilité des années précédentes.
Cliquez sur le bouton « Étape suivante ».
L’écran suivant vous propose de créer vos comptes bancaires, en indiquant leur solde à la date de début de l’exercice. Vous pourrez ajouter d’autres comptes par la suite (pour cela voir la partie sur les Comptes).
Si vous aviez déjà une comptabilité effectuée sur un autre logiciel, et que vous commencez un nouvel exercice sur Paheko, il est possible de renseigner ici le résultat de ce précédent exercice. Il sera reporté dans le bilan de l’association dans le compte des « Réserves de l’association ».
Cliquez enfin sur le bouton « Enregistrer » pour terminer.

Importer un exercice

Si vous disposiez auparavant d’une comptabilité effectuée dans un autre logiciel, ou dans un simple tableur, vous pouvez importer ces données dans Paheko. Pour cela il est préférable de disposer d’un fichier au format CSV, Excel ou LibreOffice, ou encore au format FEC (Fichier des Écritures Comptables).
Rendez-vous dans le menu « Exercices et rapports ». Dans la liste des exercices, cliquez sur le bouton « Importer » en dessous de l’exercice dans lequel vous souhaitez importer vos écritures.
Sélectionnez ensuite le format le plus adapté à votre fichier (Simplifié, Complet, Complet Groupé, FEC) et cliquez sur le bouton Continuer.
Ensuite, cliquez sur le bouton « Choisir un fichier ».
Si vous avez déjà des écritures dans cet exercice il est possible de les mettre à jour. Pour cela il faut que, sur votre fichier, chaque ligne indique un numéro d’écriture à modifier. Puis il faut alors sélectionner l’option « Mettre à jour à en utilisation le numéro d’écriture ».
Cliquez sur le bouton « chargez le fichier ».
Le logiciel vous propose de choisir les colonnes de votre fichier à importer. Cliquez ensuite sur le bouton Prévisualiser.
Si votre fichier comporte des erreurs, une liste détaillée apparaîtra pour vous permettre de les corriger avant de recharger le document.
Si aucune erreur n’est détectée, Paheko affiche la liste des écritures qui seront créées ou modifiées. Vérifiez que tout est correct avant de valider en cliquant sur le bouton « Importer ».
Et voilà, votre comptabilité est importée dans le logiciel.

Menu « Exercices et rapports »

Retrouvez tous vos exercices, ouverts ou clôturés, dans le menu Exercices et rapports. Pour chaque exercice, vous pouvez afficher divers rapports.
En cliquant sur « Graphiques », visualisez l’évolution des comptes de banque, des dépenses et recettes, des créances et dettes, ainsi que la répartition par type de dépense et type de recette.
La « balance générale » affiche la liste de tous les comptes utilisés au cours d’un exercice ainsi que leurs soldes
Le journal général affiche les écritures enregistrées par votre association dans l’ordre chronologique.
Le grand livre organise ces mêmes écritures regroupées par comptes (ex : 607 achats de marchandises, 756 cotisations, etc).
Le compte de résultat affiche les produits (c’est-à-dire les recettes) et les charges (c’est-à-dire les dépenses) de votre exercice.
Le bilan dresse l’actif et le passif. L'actif correspond à ce que l'organisation possède (immeubles, comptes en banque, outillage, etc.). Le passif correspond aux moyens de financement de cet actif (dettes, fonds de réserve, résultat…).
Vous pouvez imprimer et télécharger au format PDF chacun de ces rapports.
Pour en apprendre plus sur ces notions, un glossaire de la comptabilité est disponible dans l’Aide.

Gérer les comptes

Le menu « Comptes » renvoie à la liste des comptes utilisés au cours de l’exercice. Ils sont rassemblés par type de compte – comptes de dépenses, comptes de tiers, etc – et faisant état de leur solde. Cliquez sur les onglets pour parcourir tous les comptes ou les comptes de membres.
En cliquant sur le numéro ou le libellé d’un compte, ou le bouton « Journal », vous accédez à la liste des écritures enregistrées sur ce compte.
Pour modifier ou ajouter un compte, cliquez sur le bouton « Modifier les comptes ».
Par défaut, tous les comptes du plan comptable n’apparaissent pas : vous êtes dans l’onglet « Comptes usuels », qui liste les comptes déjà utilisés lors de l’exercice. Si vous souhaitez voir tous les comptes du plan comptable, rendez-vous dans l’onglet « Tous les comptes ».
Vous pouvez ajouter un compte aux favoris en cliquant sur le bouton « Favori » dans la ligne d’un compte de la liste.
Vous pouvez ajouter un compte à la liste en cliquant sur le bouton « Ajouter un compte ». Choisissez le type de compte que vous souhaitez ajouter. Une liste de comptes existants apparaît. Sélectionnez au plus précisément le compte ou sous-compte que vous souhaitez ajouter. Si vous trouvez celui qu’il vous faut, cliquez sur le bouton « Ajouter ce compte à mes favoris». Si cela n’est pas suffisant, créer un sous-compte. Attribuez-lui un numéro et un libellé, puis cliquez sur « créer». Votre nouveau compte est alors ajouté à la liste des comptes.

Saisir des écritures

Nous allons maintenant saisir notre première écriture comptable. Pour cela, cliquez sur le menu « Saisie », en dessous de « Comptabilité ».
L’écran vous demande de choisir un type d’écriture entre « Recette », « Dépense », « Virement », « Dette », « Créance » et « Avancé ».
Pour cet exemple, nous allons saisir un don, en cochant « Recette ».
On doit ensuite indiquer la date et un libellé.
On peut également indiquer un numéro de pièce comptable. C’est utile si vous conservez une copie papier de vos documents comptables. Par exemple on pourrait ici avoir un reçu de don, rangé dans le classeur des reçus de don, qui serait donc appelé « DON-01 ».
Il est à noter que Paheko permet de joindre des fichiers aux écritures une fois qu’elles sont créées. Il est donc tout à fait possible de ne conserver aucun papier et conserver les pièces comptables uniquement sous la forme de fichiers informatiques. À vous de choisir le fonctionnement que vous préférez.
Continuons avec notre écriture en indiquant son montant.
Pour le « type de recette », cliquer sur le bouton « Sélectionner ». La liste des comptes favoris et usuels s’affiche. « Usuels » signifie les comptes déjà utilisés au cours de l’exercice. Il est aussi possible d’accéder à la liste de tous les comptes de recette du plan comptable via l’onglet « Tous les comptes ».
Ici nous avons reçu un don, on sélectionne donc le compte « 754 — Ressources liées à la générosité du public ».
Sélectionner ensuite le « Compte d’encaissement ». Par exemple ici si on a reçu le don en espèces on sélectionne le compte « 530 - Caisse ».
On peut ensuite indiquer une référence de paiement. Si on avait reçu un chèque on pourrait inscrire ici le numéro du chèque, par exemple.
Cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Le détail de votre écriture d’affiche.
Saisir une écriture avancée, débit et crédit
Une écriture avancée permet de saisir une écriture se rapportant à plusieurs comptes. Attention en cas de mauvaise utilisation, ces écritures peuvent rendre votre comptabilité fausse et difficile à comprendre, il convient donc de bien comprendre leur usage et le réserver aux cas les plus complexes.
Pour exemple, nous allons enregistrer un paiement qui concerne un achat de vélo d’occasion et une adhésion.
Admettons que vous êtes un atelier de réparation de vélo qui vend aussi des vélos d’occasion.Vous venez de recevoir ce virement de 75 € ; il comprend le paiement d’une cotisation annuelle de 15 € et l’achat d’un vélo d’occasion à 60€.
Faisons la saisie ensemble.
Dans le menu Saisie, Paheko vous propose de saisir une écriture simplifiée (Recette, dépense, virement, dette, créance) et enfin une écriture de type Avancée. C’est cette écriture que vous allez sélectionner.
Après avoir indiqué la date du paiement et le libellé, vous vous trouvez devant un tableau avec plusieurs lignes.
Chaque ligne indique un débit ou un crédit sur un compte. Le total des débits et crédits de toutes les lignes doivent être identiques : c’est le principe de la comptabilité à double entrée.
Que mettre au débit, que mettre au crédit ?
Les comptes de dépense (dont le numéro commence par 6) sont eux toujours inscrits au débit, car on « perd » de l’argent. Les comptes de recettes (dont le numéro commence par 7) sont toujours inscrits au crédit, car ils indiquent qu’on « gagne » de l’argent. Pour mémoriser cela on peut penser Dépense = Débit et Recette = cRédit.
Dans notre comptabilité, les comptes de banque, dont le numéro commence par 512, représentent les comptes bancaires. De notre point de vue, la banque est un tiers, à qui on confie notre argent.
Donc, quand on dépose de l'argent sur le compte de banque, on l'inscrit au débit de l’assocation.
Et quand on retire de l'argent du compte de banque, on l'inscrit au crédit de l’association.
Dépense / Débit ; Retrait/Crédit
Sur le relevé bancaire, c’est inversé, puisqu’il est édité du point de vue de la banque.
Autrement dit :
Dans notre comptabilité, une dépense apparaîtra au crédit du compte de banque de l’association, mais sur le relevé de la banque, la dépense apparaîtra au débit.
Pour une re cette ça sera l’inverse : elle apparaîtra au débit du compte de banque pour nous, mais au crédit sur le relevé bancaire.
Pour revenir à notre exemple, commencez par inscrire les recettes. Créez une première ligne pour le compte 756, dédié aux cotisations, en inscrivant le montant de 15 € au crédit. Ajoutez ensuite une seconde ligne pour le compte 701 « Vente de produits finis », toujours au crédit, pour le montant de 60 € se référant au vélo d’occasion.
Il nous reste à ajouter la ligne pour le compte de banque. Cliquez sur « Ajouter » pour créer une dernière ligne pour le compte 512 « compte courant ». Comme nos deux lignes précédentes sont au crédit, cette ligne-ci sera de l’autre côté : au débit. Et son montant sera celui indiqué sur le virement : 75 €, ce qui est égal à la somme des lignes au crédit. On retrouve donc bien la même somme au débit et au crédit.
En cas de déséquilibre entre totaux des débits et crédits, il ne sera pas possible d’enregistrer l’écriture, le logiciel vous indiquera qu’il y a une erreur à corriger.
Terminez l’écriture en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».
La comptabilité à double entrée peut se révéler contre-intuitive… En cas de doute, rappelez-vous simplement que les dépenses s’inscrivent au débit, les recettes au crédit. Le montant de la ligne correspondant au compte de banque sera alors inscrit de l’autre côté. Le principal étant d’obtenir un total des débits égal au total des crédits.

Lier un fichier à une écriture

Vous pouvez mettre un fichier en pièce jointe à une écriture comptable (comme une facture par exemple).
Lors d’une saisie, après l’enregistrement, l’écran affiche les détails de votre écriture. Au-dessous, sous Fichiers joints, cliquez sur le bouton « Ajouter un fichier » pour importer un fichier depuis votre ordinateur.
Pour joindre un fichier à une écriture existante, rendez-vous dans le menu « Suivi des écritures » de la Comptabilité. Recherchez votre écriture, puis cliquez sur le bouton « Détails » dans la ligne de cette écriture. Cliquez sur Ajouter un fichier pour importer votre fichier.
Vous pouvez également retrouver tous les fichiers liés aux écritures dans le menu « Documents », onglet « Fichiers des écritures »

Suivre les écritures

En cliquant sur le menu « Suivi des écritures », on retrouve toutes les écritures. On peut filtrer par type d’écriture en cliquant sur un onglet : recettes, dépenses, virements, dettes, créances, et écritures avancées.
En cliquant sur le nom des colonnes du tableau, on peut changer l’ordre d’affichage des écritures par type, numéro, date, montant, pièces comptables, libellé, références ou encore projet. Les projets renvoient aux projets analytiques, qui sont gérés dans le menu « Exercices et rapports ».
Déposer un chèque en banque
Lorsqu’on reçoit un chèque, on enregistre généralement deux écritures : la première lors de la réception du chèque, et la seconde quand on dépose les chèques à la banque.
Paheko vous permet de générer cette seconde écriture facilement : une fois que vous avez créé une ou plusieurs écritures liées à des paiements par chèque, rendez-vous dans le menu « Comptes » et cliquez sur le bouton « Dépôt en banque » en face de la ligne du compte « 5112 – Chèques à encaisser ». Cochez les chèques concernés par le dépôt :la somme se fait automatiquement. Choisissez ensuite le compte de dépôt, par exemple votre compte courant, puis cliquez sur le bouton enregistrer pour finaliser l’opération.
Effectuer un rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire permet de faire correspondre les mouvements inscrits dans les relevés transmis par la banque avec les écritures enregistrées dans la comptabilité. Dans le menu « Comptes », le bouton « Rapprochement » apparaît pour chaque compte de banque.
Cliquez sur le bouton du compte à rapprocher. Choisissez la période de rapprochement. Vérifiez sur votre relevé bancaire que chaque ligne est bien mentionnée, et que le montant correspond bien. Si c’est le cas, cochez la case pour indiquer que l’écriture est bien « rapprochée ». Si le solde en bas de l’écran ne correspond pas avec le relevé de compte, c’est peut-être qu’il manque une écriture dans la comptabilité.
Validez l’opération en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».
Clôturer un exercice
Après la fin de l’année, il faut clôturer son exercice comptable pour établir son bilan.
Pour clôturer un exercice dans Paheko, dans le menu « Exercices et rapports », en dessous de l’exercice concerné, cliquez sur le bouton « Clôturer ».
Une confirmation est demandée. Cliquez à nouveau sur le bouton « Clôturer ».
À l’étape suivante, il est demandé si on veut ou non commencer un nouvel exercice dans la foulée. On peut passer l’étape si ce n’est pas souhaité, par exemple si on a déjà ouvert un exercice, ou si on souhaite ouvrir le prochain exercice plus tard. Dans ce cas, cliquez sur le bouton « Ne pas créer de nouvel exercice ».
Sinon, cliquez sur « Créer ce nouvel exercice ». L’écran suivant vous propose de faire la balance d’ouverture. On peut également ne pas procéder à la balance d’ouverture à ce moment. Il sera toujours possible de revenir l’effectuer plus tard. Si c’est votre cas, cliquez sur « Passer cet étape ».
Dans le menu Exercices et rapports, retrouvez votre exercice clôturé, ainsi que votre nouvel exercice.

Réouvrir un exercice clôturé

Il est impossible de modifier un exercice clôturé. Cependant, en cas d’absolue nécessité, il est possible de rouvrir un exercice en se rendant dans le menu Configuration, onglet Fonction avancées. Cliquez sur le bouton Réouvrir un exercice clôturé. Sélectionnez votre exercice à rouvrir, puis cliquez sur le bouton Réouvrir l’exercice sélectionné.
Cette fonction est réservée Aux membres ayant accès au menu « Configuration ».
À des fins de transparence, cette opération créera une écriture dont le solde est nul qui indiquera la date de réouverture de l’exercice et qui ne peut être ni supprimée ni modifiée.

Effectuer une balance d’ouverture

La balance d’ouverture est l’opération qui permet de reporter les soldes des comptes d’un exercice à l’autre.
Quand vous créez un nouvel exercice dans Paheko, le logiciel vous propose de reprendre les soldes d’un exercice clôturé.
Prenons l’exemple de l’exercice 2023, que je viens de clôturer. Je souhaite effectuer ma balance d’ouverture pour l’exercice 2024 que je viens d’ouvrir.
Je me rends alors dans Exercices et rapports puis je clique « Balance d’ouverture » sous l’exercice 2024.
Je sélectionne un exercice à partir duquel je crée la balance d’ouverture, ici l’exercice 2023, puis je clique sur le bouton Continuer.
Les comptes apparaissent, ainsi que leur solde. Vous pouvez en cas de besoin corriger, enlever, ajouter des lignes, ou modifier les comptes.
Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer.
Votre balance d'ouverture est effectuée, paheko a créé une écriture avancée reprenant le solde de vos comptes.

Gérer les projets (comptabilité analytique) 

Dans Paheko, vous pouvez créer des projets et y relier des écritures. C’est ce qu’on appelle aussi la comptabilité analytique. La comptabilité analytique permet d'obtenir des rapports comptables (résultat, bilan) par projet. Cela peut être utile par exemple pour suivre le budget d’un événement comme une kermesse, une bourse aux vélo, ou d’une section d’un club sportif.
Rendez-vous dans le menu « Exercices & Rapports », onglet « Projets » pour accéder à la liste des projets existants et en créer de nouveau.
Vous verrez apparaître leur balance, et vous pourrez accéder aux différents rapports comptables – journal général, grand livre, compte de résultats – relatifs à chaque projet.
Vous pourrez attribuer une écriture à un projet lors de sa saisie ou en modifiant une écriture existante.

Découvrir les extensions (qui concernent la comptabilité)

Paheko possède plusieurs extensions pouvant faciliter certaines actions.

Bordereau de remise de chèque
L’extension Bordereau de remise de chèques génère un document permettant d’effectuer une remise de chèque en banque. Cela permet d’imprimer le document après avoir enregistré un dépôt en banque dans Paheko, sans avoir à remplir manuellement le bordereau de remise de chèque fourni par la banque.

Caisse
L’extension Caisse de Paheko offre toutes les fonctionnalités d’une caisse informatisée. Elle comprend aussi une gestion de stock de marchandises.
La caisse permet évidemment d’enregistrer les paiements et d’éditer des reçus.
Elle est utile principalement pour les ateliers, magasins, ou événements par exemple.

Modèle d’écriture
Si vous avez des écritures récurrentes, vous pouvez utiliser l’extension Modèle d’écriture pour rendre la saisie plus rapide. Ainsi, au moment de la saisie vous pourrez sélectionner un modèle, et les champs choisis seront déjà pré-remplis.

Note de frais
L’extension Note de frais permet de saisir des notes de frais et de les envoyer à des membres responsables de la validation. Elle permet de rendre vos membres autonomes sur le remplissage de la note de frais.
La personne désignée pour valider les notes de frais recevra une notification par e-mail, et pourra retrouver dans l’onglet “ à accepter ” les notes de frais à valider. I est possible de refuser une note de frais et demander au membre de la modifier et la soumettre à nouveau si celle-ci manque d’éléments, comme un justificatif par exemple.

Reçus fiscaux
Si votre association est d’intérêt public et émet des reçus permettant une déduction fiscale à vos donateurs et membres, cette extension vous permet de générer, envoyer et imprimer ces reçus, conformément au CERFA émis par l’administration fiscale.

Reçus de paiement
L’extension « Reçus de paiement » édite un reçu pour une écriture donnée. On peut éditer un reçu de paiement directement depuis une écriture.

Conclusion : aller plus loin

Si vous n’avez pas trouvé réponse à vos interrogations, nous vous invitons à consulter l’Aide. Elle contient aussi un glossaire de la comptabilité qui peut aider à bien comprendre les notions évoquées dans cette présentation. Il ne fait aucun doute que la comptabilité deviendra vite pour vous un jeu d’enfant, si vous êtes novice dans ce domaine !
À bientôt !