Il peut être nécessaire de réserver des créneaux horaires, pour des manifestations en présentiel ou en distanciel, cette extension peut servir à cela.

Ce que fait et ne fait pas Réservations

Ce que fait Réservations

L’extension permet de proposer à la réservation un créneau horaire pour une manifestation (atelier, visioconférence, etc.). Le créneau peut être réservé :

• par les membres qui ont le droit d’être connectés directement à partir de l’espace de gestion du site ;
• pour un autre adhérent ;
• par une personne non connectée en passant par la page : [nomdelasso].paheko.cloud/p/reservations, l’adresse exacte de la page est précisé dans celle de configuration des réservations.

Elle permet de voir le nombre de personnes inscrites sur un créneau et leur nom.

Ce que ne fait pas Réservations

L’extension n’a pas vocation à remplacer les outils de réservations existants avec plus de fonctionnalités. Elle ne fonctionne que pour une seule manifestation à la fois et n’envoie pas de message de confirmation.

Comment ça marche ?

Installation

L’extension s’installe comme les autres extensions dans le menu Configuration. Il faut avoir des droits en administration pour le faire.

Création d’un évènement

Dans l’onglet Configuration de l’extension, saisir le nom du type de créneau.

Pour ajouter un descriptif : texte d’introduction et texte de présentation, cliquer sur le bouton Modifier. Le texte d’introduction ne s’affiche pas s’il y a un seul créneau horaire. En revanche, le texte de présentation s’affiche systématiquement. On peut mettre le texte en forme et, par exemple ajouter des listes à puces (pour indiquer le programme, la liste des pré-requis, des fournitures indispensables par exemple).

Il reste à configurer les dates et les horaires, ce qui se fait en cliquant sur le bouton Configurer les créneaux :

• cliquer sur le calendrier ou saisir une date ① :
• indiquer l’heure de cette façon 00 :00 ② ;
• préciser le nombre maximal de personnes acceptées pour le créneau ③ ;
• au besoin cocher la case Répétition hebdomadaire ④.

On peut paramétrer plusieurs créneaux horaires pour l’évènement en cliquant sur l’icône : +, et les supprimer en cliquant sur l’icône -.

Suggestion : écrire dans le texte de présentation que la personne qui s’inscrit via le site public ne recevra pas de courriel de confirmation et qu’il est préférable qu’elle note soigneusement les informations pour les conserver s’il n’y a pas de moyens de lui envoyer une confirmation autrement. Sinon, réserver cela aux adhérents. Ce ne sont pas les solutions qui manquent.

Les réservations

Coté site public

Les personnes qui accèdent aux réservations via le site public, se voient proposer une page avec les informations sur l’évènement et le choix des créneaux. Elles doivent cocher la case du créneau choisi, saisir leur nom et cliquer sur le bouton Enregistrer.

Une fois cela fait, l’écran de confirmation de la réservation s’affiche. Elles peuvent toujours l’annuler tant qu’elles gardent le cookie dans leur navigateur.

Côté site privé

Les adhérents connectés accèdent à l’extension via le menu principal Réservations et cochent le créneau qui les intéresse. Ils peuvent voir combien de places il reste. Ils peuvent toujours l’annuler.

Après un appui sur le bouton Confirmer la réservation, il est toujours possible d’annuler la réservation.

Les personnes qui ont les droits en lecture sur la Gestion des membres ont accès à toutes les informations sur les réservations : créneaux horaires avec les noms des personnes et nombre de places disponibles par créneau. Si on veut que d’autres membres de l’association puissent inscrire des adhérents à un créneau, ils doivent avoir aussi les droits aussi en écriture. On peut ainsi inscrire un membre de l’association à plus d’un créneau horaire. Ce qui peut être aussi une façon de contourner la limite d’une seule manifestation

À noter : les informations ne sont pas liées à la fiche du membre qui réserve l’évènement.