Le rapprochement assisté consiste à s’aider des données fournies par votre banque pour effectuer le rapprochement ou saisir des écritures. Il est possible, pour cela de charger un fichier représentant le journal du compte bancaire. Paheko essaiera de faire automatiquement la correspondance entre les écritures du journal bancaire et celles qui existent, permettant d’identifier les écritures qu’on a oubliées de saisir, et également de cocher (rapprocher) les écritures.

Les écritures manquantes peuvent alors être saisies facilement, sans ressaisir ni la date, ni le montant, ni le libellé.

NB. Seuls les comptes de banque peuvent faire l'objet d'un rapprochement.

Les formats de fichiers

Paheko accepte les formats suivants :

• tableurs ODS et XLSX, formats supportés par des logiciels tels que LibreOffice Calc, Excel, OnlyOffice, GoogleDrive, Collabora Online, etc.,
• CSV, format « universel » d’échanges de données, mais qui n’a fait l’objet d’aucun standard formel.

Les banques ayant tendance à faire du CSV à leur sauce, les logiciels tableurs aussi plus ou moins, il est conseillé, quand la banque le propose, de choisir le format tableur, XLSX souvent, voire… le vieux format abandonné par Microsoft qu’est XLS.

Si votre banque, c’est le cas de Boursorama par exemple, ne propose que le CSV, il est préférable de l’ouvrir avec un logiciel tel que Calc qui pose moins de problèmes pour ce type de format qu’Excel, voire qu’OnlyOffice.

Au moment de l’import, le logiciel demande :

• les formats des nombres « spéciaux » comme les dates (LibreOffice le demande au moment de l’ouverture du document) ;
• le codage (Unicode, ISO, etc.), tester pour voir ce qui convient ;
• la largeur des colonnes : décocher la case « largeur fixe » si c’est le cas ;
• les séparateurs, tester aussi pour voir ce qui passe le mieux.

Avec LibreOffice Calc par exemple, on peut voir les résultats des paramètres en dessous. OnlyOffice, en revanche, ne donne pas cet aperçu. Une fois que le résultat semble correct, on peut importer le fichier pour le retravailler et le rendre compatible avec ce que réclame Paheko (voir section "Préparer le fichier").

Fichier à importer

Le fichier peut être téléchargé depuis le site de la banque, créé manuellement ou via un script (voir plus bas).

Exemple de téléchargement : Crédit Mutuel

Voici un exemple pour télécharger le journal bancaire depuis le site du Crédit Mutuel. Après vous être connecté à votre compte, sélectionnez le compte désiré, et :

1. cliquez sur le bouton télécharger
2. cliquez sur "Autres"

1. Sélectionnez le format CSV
2. Indiquez bien le format de date JJ/MM/AAAA (les autres paramètres par défaut suffisent normalement)
3. Cochez le compte à exporter
4. Sélectionnez la période
5. Cliquez sur le bouton Télécharger

Préparer le fichier

Le format attendu du fichier est presque le même que l’import d’écritures au format journal : Numéro d’écriture, Libellé, Date, Montant.

Seules les colonnes suivantes sont obligatoires : Libellé, Date, Montant. À noter que la colonne Montant peut être remplacée par deux colonnes Débit et Crédit.

Scripts

Le fichier CSV peut être généré avec un script ou un logiciel. Les logiciels qui permettent cela sont par exemple Woob ou Cozy.io.

Il existe des scripts informatiques permettant de créer ces fichiers CSV à partir des relevés de compte Crédit Mutuel ou Paypal par exemple, voir la documentation technique pour les détails.

Effectuer un rapprochement bancaire assisté

Vous pouvez accéder à la fonctionnalité de rapprochement assisté soit depuis le journal du compte...

Soit depuis le menu Comptes (1), en cliquant sur le bouton Rapprochement(2) - il apparaît pour chaque compte pouvant faire l’objet d’un rapprochement (les comptes bancaires, donc).

Chargez le fichier

Cliquez sur l'onglet Rapprochement assisté (1), puis sur le bouton Parcourir (2). Sélectionnez le relevé au format tableur sur votre ordinateur et cliquez sur le bouton Envoyer le fichier (3).

Ensuite l'interface demande de faire correspondre les colonnes du tableau chargé avec celles du compte (1). Généralement les colonnes sont pré-selectionnées et il n'y a rien à faire ici et il suffit de cliquer sur Continuer (2).

Faire le rapprochement

Une fois le fichier chargé, un tableau s'affiche, présentant à gauche les écritures existantes dans Paheko, et à droite les écritures présentes dans le fichier.

Au centre, une colonne indique si une écriture déjà enregistrée, à gauche correspond à écriture du relevé, à droite.
Deux écritures correspondent si elles ont la même date, le même montant et qu'elles ont le même sens (débit ou crédit). Si une de ces trois caractéristiques ne correspond pas, Paheko considère qu'il y a une erreur et les deux colonnes ne peuvent se retrouver sur la même ligne, comme si l'écriture manquait.

Cochez les écritures à rapprocher (1), ou cochez la case en haut du tableau pour tout cocher en une seule fois (2).

Un symbole danger ⚠ s'affichera (3) si les écritures ne correspondent pas. Si tout est bon, un symbole égal == s'affiche (4)

Vérifiez que les soldes de gauche et de droite (5 et 6) correspondent (dans cet exemple ça ne correspond pas).

Si des écritures n'existent pas, un bouton permet de les saisir rapidement (7) en ayant le libellé, la date et la somme pré-remplis.

Note 1 : s'il existe plusieurs écritures du même montant sur le même jour, il est possible que les écritures soient mélangées entre la colonne de gauche et celle de droite, car il n'y a alors pas de moyen de déterminer une correspondance plus précise.

Note 2 : si l'écriture existe mais que les dates ne correspondent pas (décalage de quelques jours) alors la ligne apparaîtra en erreur. Pour corriger cela il est conseillé de modifier l'écriture existante pour indiquer la date du journal bancaire.

Transformer le tableau de rapprochement en import

S’il manque des écritures, et que vous voulez les créer en masse à partir du tableau de rapprochement, il suffit de rajouter les colonnes compte de crédit et compte de débit au tableau, supprimer les lignes qu’il ne faut pas importer, et faire un import au format CSV journal pour rajouter les écritures manquantes.

Voir aussi

• Rapprochement bancaire : pour savoir comment accéder à cette fonctionnalité et l’utiliser de façon manuelle.