Qui est responsable des sauvegardes ?

Vous êtes responsable des sauvegardes de votre association !

Si vous êtes hébergés sur Paheko.cloud, nous effectuons des sauvegardes quotidiennes de nos serveurs et donc de vos données. Mais cela ne vous dispense pas de la responsabilité de faire des sauvegardes régulièrement des données de votre association : c'est peu probable mais notre serveur peut prendre feu, et nos sauvegardes (situées dans une autre région) peuvent ne pas fonctionner pour une raison inconnue…

Nous vous conseillons fortement d'enregistrer sur clé USB ou disque externe (ou ailleurs) une copie de la base de données de Paheko, des documents et des rapports comptables après la clôture, ou après votre assemblée générale annuelle. C'est un minimum.

La bonne stratégie de sauvegardes est le 3-2-1 :

• 3 copies des données (dont l'original, donc deux sauvegardes)
• sur 2 types de supports différents
• et 1 copie dans un lieu différent

Exemple :

• une copie des données sur votre Paheko
• une copie sur votre ordinateur chez vous
• une copie sur une clé USB

On a ainsi trois copies des données, une chez votre hébergeur, deux chez vous, sur des supports différents.

Que propose Paheko pour les sauvegardes ?

Le logiciel vous propose différentes données à sauvegarder :

• La base de données (format SQLite) : ce fichier comprend toutes les données de l'association, sauf les documents, fichiers joints aux écritures et aux membres. Il permet de restaurer vos données si vous changez d'hébergeur, ou si vous voulez restaurer une ancienne version.
• Les documents : ce fichier ZIP contient tous les documents, fichiers joints aux écritures, aux membres, aux pages du site web.
• Une archive des données comptables d'un exercice : cette archive est à télécharger et enregistrer de votre côté chaque année. C'est l'archive comptable qu'il faudra communiquer en cas de contrôle par exemple, ou pour pouvoir retrouver vos informations comptables si vous changez de logiciel comptable.
• Il existe aussi des exports de diverses données (liste de membres etc.) au format tableur, LibreOffice ou Excel, cela peut également servir à migrer vers un autre logiciel.

Comment télécharger une sauvegarde sur mon ordinateur ?

• Allez dans le menu Configuration, onglet Sauvegardes, sous-onglet Sauvegarder.
• Cliquez sur Télécharger la base de données.
• Puis cliquez sur Télécharger une archive ZIP de tous les documents.

Enregistrez les deux fichiers sur votre ordinateur et aussi de préférence sur une clé USB ou disque dur externe.

Comment télécharger les documents comptables d'un exercice ?

Il est recommandé de faire cette action au minimum après la clôture de votre exercice ou après votre assemblée générale. Ce fichier constitue l'archive légale de votre comptabilité.

• Allez dans le menu Exercices & rapports de la comptabilité.
• À côté de l'exercice désiré, cliquez sur le bouton Télécharger.
• Cochez les informations que vous souhaitez voir inclues dans l'archive et confirmez en cliquant sur Télécharger.

Ces documents doivent être conservés 10 ans après la clôture (en France).

Sauvegardes sur le serveur

Paheko propose aussi de faire une sauvegarde directement sur le serveur, c'est utile pour revenir en arrière si vous avez une bêtise par exemple. Mais cela ne dispense en aucun cas de faire des sauvegardes sur votre ordinateur ou un disque externe.

Note : Paheko procède crée aussi une sauvegarde automatique avant de procéder chaque mise à jour.

Sauvegardes ponctuelles

Pour faire une sauvegarde ponctuelle :

• Allez dans le menu Configuration, onglet Sauvegardes, sous-onglet Sauvegarder.
• Cliquez sur Créer une nouvelle sauvegarde.

Sauvegardes automatiques

Il est également conseillé de configurer les sauvegardes automatiques. Elles créent automatiquement des fichiers de sauvegarde à une périodicité définie qui restent stockées dans Paheko.

Note : sur Paheko.cloud les sauvegardes automatiques ne sont fonctionnelles que pour les associations qui payent l'abonnement annuel.

Pour activer les sauvegardes automatiques :

• Allez dans le menu Configuration, onglet Sauvegardes, sous-onglet Sauvegardes automatiques.
• Choisissez Sauvegardes automatiques optimisées (conseillé) de préférence, ou configurez Sauvegardes automatiques personnalisées si vous voulez choisir la fréquence et le nombre de sauvegardes.

Voir aussi

Sur ce site :

• Exporter les écritures comptables
• Exporter un exercice
• Sauvegarder les documents pour pouvoir les réintégrer à une autre instance Paheko
• Export de la liste des membres