Une fois l'extension configurée et qu'une note de frais a été validée par ou pour un membre, un membre qui dispose des droits d'écriture sur la comptabilité peut venir la traiter pour la valider ou la refuser.

Accepter une Note de Frais

Rendez-vous depuis l'Accueil dans votre extension Note de frais, onglet A accepter : vous retrouvez ici la liste des notes de frais qui sont en attente d'une validation.

Pour ouvrir la note de frais que vous souhaitez traiter, cliquez sur son numéro ou sur le bouton Ouvrir.

Vous pouvez vérifier les lignes de dépense de la note de frais ainsi que les justificatifs. Si tout est conforme à vos règles de remboursement, vous pouvez cliquez sur le bouton Accepter cette note de frais.

Le statut de la note de frais passera ainsi de A accepter à Acceptée, en attente de paiement.

Saisir le paiement du remboursement

Dans l'onglet A payer de l'extension Note de frais, vous retrouvez toutes les notes de frais déjà validées qui sont en attente de remboursement. Une fois que ce dernier a été effectué, vous pouvez l'enregistrer sur la note de frais directement.

Cliquez sur son numéro ou sur le bouton Ouvrir, puis sur + Saisir un paiement.

L'exercice, la date et le libellé sont pré-remplis avec les informations de la note de frais. Vous pouvez modifier comme vous le souhaitez.

Le compte de tiers est également pré-rempli : si vous souhaitez le modifier, cliquez sur le sélecteur de comptes (1) et choisissez le bon.
Bon à savoir : les comptes usuels n'afficheront ici que les comptes de tiers, puisqu'une note de frais est normalement liée à un tiers.

Sélectionnez ensuite les comptes d'affectation des différentes lignes de dépense (2) avant de cliquer sur Accepter (3).

Transformer en abandon de frais

Si le membre ne souhaite pas être remboursé de ses frais, vous pouvez transformer la note de frais en abandon de frais.

Dans la note concernée, cliquez sur le bouton Transformer en abandon de frais.

Refuser une note de frais

Si une note de frais n'est pas conforme aux normes comptables et/ou à vos règles de fonctionnement spécifiques, vous pouvez la refuser et décider de laisser le choix au membre de la corriger ou non.

Dans votre extension Note de frais, retournez sur l'onglet A accepter pour retrouver la liste des notes de frais qui sont en attente d'une validation.

Cliquez sur le numéro de la note de frais que vous souhaitez refuser, ou sur le bouton Ouvrir.

Pour refuser la note de frais, cliquez sur le bouton Refuser cette note de frais.

NB. Le bouton Annuler annule directement la note de frais et la passe en statut "Annulée" sans possibilité de la remodifier. Cette option est également accessible via le bouton Refuser cette note de frais.

A l'étape suivante, vous avez la possibilité de choisir le sort de votre note de frais, avant de cliquez sur Refuser pour valider votre choix.