Découper les types d’activités nécessaires au fonctionnement de l’association en groupes thématiques facilite le fonctionnement associatif. La notion de « groupe de travail » dans Paheko permet de répondre à ce besoin.

À noter : une personne adhérente de l’association peut être dans plus d’un groupe de travail.

Créer un groupe de travail

Dans Configuration aller sur la fiche des membres et Ajouter un champ prédéfini. Sélectionner le champ groupe_travail – Groupes de travail, cliquer sur le bouton + Ajouter ce champ à la fiche membre.

Déplacer éventuellement le champ, le personnaliser au besoin (on pourra toujours le faire après) cliquer ensuite sur le bouton Vérifier les changements, puis sur Enregistrer.

À noter : il ne peut y avoir qu’un champ de ce type sur la fiche membre. Vous ne pourrez pas en rajouter un deuxième, l’option n’apparaîtra plus dans la liste des champs prédéfinis s’il y a déjà un champ de ce type.

Personnaliser le champ

Sur l’écran d’édition de la fiche membre, cliquer sur l’icône en forme crayon, ✎, pour le modifier. Il peut être :

• caché ① pour les membres dans leur espace personnel, mais il apparaîtra de toute façon comme toutes les autres données personnelles sur l’export des données personnelles collectées par l’association, en conformité avec le RGPD ;
• modifiable ② ou pas par les membres ;
• obligatoire ③ pour valider la fiche.

Par défaut ces trois options sont décochées, les membres peuvent donc voir le champ et le modifier et il n’est pas impératif d’être dans un groupe de travail pour valider la fiche.

La liste des groupes proposée peut être modifiée et on peut changer tous les items.

Sélectionner le texte et en saisir un autre. Pour ajouter une option, cliquer sur le signe +.

Si on désire que cette mention apparaisse dans la liste de Membre, indiquer un numéro de colonne (ici 3).

Quand tout cela est fini : cliquer sur le bouton Vérifier les changements, puis sur Enregistrer, sinon les modifications ne seront pas conservées.

Quand on a paramétré ce champ Groupe de travail pour qu’il apparaisse dans la liste des membres : les groupes figurent dans une seule colonne et leur dans l’ordre dans lequel ils sont « empilés » dans les paramètres du champ.

L’utiliser ?

Faire une recherche avancée par groupe de travail et l’enregistrer.

De cette façon, il est possible d’exporter la liste au format CSV ou tableur, de changer en une seule opération les membres de catégories ou encore d’envoyer un message collectif aux personnes inscrites dans les groupes de travail1.

Aller plus loin

• Ajouter des champs à la fiche des membres
• L’extension Tāima - Suivi du temps
• Rechercher des membres
• Gestion des rappels
• Catégories et activités.

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Noter qu’il n’est possible d’envoyer des messages via Paheko que si l’association participe financièrement au fonctionnement du service.