Gestion des cotisations
Si vous utilisez Paheko pour la comptabilité, la meilleure façon de faire consiste à passer par le menu de gestion des membres pour gérer les cotisations. Elle permet, en une seule opération, d’une part de mettre à jour le statut de la personne concernée, d’autre part de procéder à l’écriture comptable. Il est également possible par ce biais d’enregistrer plus d’un paiement. Pour cela on crée des Activités et des Cotisations avec des Tarifs associés.
Création d'une activité
Pour ce faire, rendez-vous dans le menu Membres, sous-menu Activités et cotisations. Il faut obligatoirement indiquer un libellé : le choisir précis et informatif. La description peut être utile pour indiquer des détails à la personne réalisant l'inscription plus tard.
Choisir la durée de l'activité selon le besoin :
- pas de durée (ponctuelle), pour, par exemple, une conférence, un atelier ou un concert ;
- en nombre de jours, par exemple pour une cotisation qui serait valable un an à compter du jour de l’adhésion ;
- période définie (de date à date), pour des associations dont la cotisation serait valable pour une année civile, quelle que soit la date initiale d’adhésion, ou encore pour une série de cours ou d’atelier sur une période donnée par exemple.
Cliquez sur le bouton Enregistrer pour créer l'activité.
Après la création de l'activité, la liste des tarifs est affichée, avec la possibilité de créer de nouveaux tarifs.
Création d'un tarif associé
Les tarifs sont ce qui permet de suivre les paiements des cotisations et des activités. Il peut y en avoir plus d’un par activité ou par cotisation. Ils peuvent avoir des montants fixes, à prix libre ou basés sur des calculs (montant variable).
Si on coche la case « Enregistrer en comptabilité », alors lors de l'inscription d'un membre à cette activité avec ce tarif, une écriture comptable sera automatiquement créée dans l'exercice comptable sélectionné. Cela permet également de suivre le montant des paiements effectués ou ce qui reste à régler. Si la case n'est pas cochée, alors on pourra seulement suivre si l'activité a été entièrement payée, ou non.
À noter : il faut, évidemment, avoir ouvert un exercice comptable pour pouvoir enregistrer le tarif en comptabilité.
Dans l’activité, allez sur l’onglet Tarifs, pour ajouter un tarif. Il faudra obligatoirement ajouter un Libellé ①, de préférence informatif et un montant ②, ici un prix fixe. Si, ce qui est conseillé, vous désirez faire l’écriture comptable en même temps que vous suivez le paiement des activités et des cotisations, cochez la case « Enregistrer en comptabilité » ③. Il vous faudra sélectionner l’exercice concerné ④ et indiquer le compte à utiliser pour la comptabilité ⑤.
À noter : Pour une cotisation, le compte conseillé est 756 Cotisations. Vous pouvez aussi créer des sous-comptes par tarif pour un suivi plus fin.
Inscrire à une activité
Il y a deux chemins pour inscrire des membres à un activité ; soit en passant directement par le menu Activités et Cotisations, où nous étions juste avant :
Soit, une fois l’activité créée avec son ou ses tarifs, en passant par le menu Membres.
Sélectionnez la personne concernée, cliquez sur Inscrire à une activité, choisir l’activité ① puis le tarif concerné ②, préciser la date ③ (seule la date de début est impérative) et l’enregistrer en comptabilité ④ où il suffira d’indiquer le compte de règlement en le sélectionnant dans la liste proposée par Paheko.
À savoir : pour un règlement en plusieurs fois, décochez la case « Marquer cette inscription comme payée ». Il sera toujours possible de le faire ensuite.
Pour terminer, cliquez soit sur Enregistrer s’il n’y a rien d’autre à saisir, soit sur Enregistrer un autre règlement qui permettra de saisir tous les versements prévus dans la foulée.
Cette façon de procéder limite les erreurs de saisie. Ventiler ainsi les membres par activité permet aussi de voir rapidement leur nombre en cours ou en fin d’exercice.
L’écriture comptable
L’écriture figurera automatiquement dans la comptabilité, on peut le vérifier notamment dans l'onglet Journal général (menu Comptabilité, sous-menu Exercices et rapports), avec le nom des personnes.
À noter : dans la capture d'écran du Journal général, les sous-comptes de recettes spécifiques pour les types de cotisation ont été ajoutés, ils ne sont, évidemment, pas indispensables.
Voir aussi
Mis à jour le lundi 16 octobre 2023