Gestion des cotisations
Si vous utilisez Paheko pour la comptabilité, la meilleure façon de faire consiste à passer par le menu de gestion des membres pour gérer les cotisations. Elle permet en une seule opération, d’une part de mettre à jour le statut de la personne concernée, d’autre part de procéder à l’écriture comptable. Il est également possible par ce biais d’enregistrer plus d’un paiement. Pour cela on crée des Activités et cotisations avec des Tarifs associés.
Création de l’activité
On commence par créer une (ou plusieurs) activité dans le module Activités et cotisations. L’idée est de créer autant d’activités que de prestations, voire, de type de cotisations.
Il faut obligatoirement indiquer un libellé : le choisir précis et informatif. La description peut être utile pour indiquer des détails à la personne réalisant l'inscription plus tard.
Choisir la durée de l'activité selon le besoin :
- pas de durée (ponctuelle), pour, par exemple, une conférence, un atelier ou un concert ;
- en nombre de jours, par exemple pour une cotisation qui serait valable un an à compter du jour de l’adhésion ;
- période définie (de date à date), pour des associations dont la cotisation serait valable pour une année civile, quelle que soit la date initiale d’adhésion, ou encore pour une série de cours ou d’atelier sur une période donnée par exemple.
Cliquer sur le bouton Enregistrer pour créer l'activité.
Après la création de l'activité, la liste des tarifs est affichée, avec la possibilité de créer de nouveaux tarifs.
Créer un tarif associé
Les tarifs sont ce qui permet de suivre les paiements des cotisations et des activités. Il peut y en avoir plus d’un par activité ou par cotisation. Ils peuvent avoir des montants fixes, à prix libre ou basés sur des calculs (montant variable).
Si on coche la case « Enregistrer en comptabilité », alors lors de l'inscription d'un membre à cette activité avec ce tarif, une écriture comptable sera automatiquement créée dans l'exercice comptable sélectionné. Cela permet également de suivre le montant des paiements effectués ou ce qui reste à régler. Si la case n'est pas cochée, alors on pourra seulement suivre si l'activité a été entièrement payée, ou non.
À noter : il faut, évidemment, avoir ouvert un exercice pour pouvoir enregistrer le tarif en comptabilité.
Dans l’activité, aller sur l’onglet Tarifs, pour ajouter un tarif. Il faudra obligatoirement ajouter un Libellé ①, de préférence informatif et un montant ②, ici un prix fixe. Si, ce qui est conseillé, vous désirez faire l’écriture comptable en même temps que vous suivez le paiement des activités et des cotisations, cocher la case Enregistrer en comptabilité ③. Il faudra sélectionner l’exercice concerné ④ et indiquer le compte à utiliser pour la comptabilité⑤. Pour une cotisation, le compte conseillé est 756 Cotisations. Vous pouvez aussi créer des sous-comptes par tarif pour un suivi plus fin.
Inscrire à une activité
Une fois l’activité créée avec son ou ses tarifs, dans le menu Membres, sélectionner la personne concernée, cliquer Inscrire à une activité, choisir l’activité ① puis le tarif concerné ②, préciser la date ③ (seule la date de début est impérative) et l’enregistrer en comptabilité ④ où il suffira d’indiquer le compte de règlement en le sélectionnant dans la liste proposée par Paheko.
À savoir : pour un règlement en plusieurs fois, décocher la case Marquer cette inscription comme payé. Il sera toujours possible de le faire ensuite.
Pour terminer, cliquer soit sur Enregistrer s’il n’y a rien d’autre à saisir, soit sur Enregistrer un autre règlement qui permettra de saisir tous les versements prévus dans la foulée.
Cette façon de procéder limite les erreurs de saisie. Ventiler ainsi les membres par activité permet aussi de voir rapidement leur nombre en cours ou en fin d’exercice.
L’écriture comptable
L’écriture figurera automatiquement dans la comptabilité, on peut le vérifier notamment dans le Journal général (menu Exercices et rapports), avec le nom des personnes.
NB : dans la capture d'écran du Journal général, les sous-comptes de recettes spécifiques pour les types de cotisation ont été ajoutés, ils ne sont, évidemment, pas indispensables.
Aller plus loin
Mis à jour le jeudi 23 février 2023