Fonctionnement interne de l’association
Ou comment utiliser le logiciel pour le fonctionnement et la communication interne de l’association.
Quatre outils peuvent être utilisés pour ce faire :
- les messages collectifs
- les documents
- le site
- les fichiers texte
Les messages collectifs
Cette fonctionnalité n’est accessible aux associations qui utilisent le service Paheko que si elles participent financièrement à son fonctionnement.
Aller sur Messages collectifs. On peut envoyer ce message à une catégorie de membres ou à une liste de membres issue d’une recherche enregistrée. Dans ce deuxième cas, il faut déjà avoir créé la recherche au préalable. Dans l’exemple, on envoie le message collectif à un groupe de travail.
Astuce : quand vous envoyez le message, cocher la case « Recevoir par e-mail une copie du message envoyé », de cette façon vous en recevrez une version « originale » avec le texte, les champs, voire une requête SQL. Il sera ensuite possible de copier ce texte dans un fichier texte que vous rangerez dans les documents (voir plus bas). De cette façon, il sera possible de réutiliser le message au besoin.
Les documents
Cela regroupe tous les fichiers qui peuvent être utiles pour le bon fonctionnement de l’association, par exemple :
- un guide de la comptabilité adaptée à l’association indiquant quels comptes utiliser dans quel cas pour les opérations les plus courantes ;
- des fiches pour donner des éléments d’information pour les bénévoles pour qu’ils et elles puissent répondre plus facilement sur des manifestations ;
- des fiches indiquant quelle procédure adopter dans quel cas ;
- les statuts et autres règlements intérieurs de l’association ;
- format des images pour le site internet, etc.
Ce sont des documents externes qui sont ajoutés à partir du menu Documents et qui peuvent (doivent ?) être rangés dans des répertoires pour plus d’efficacité et pas uniquement parce qu’on peut faire des sauvegardes par répertoire.
À noter : on peut partager ces fichiers facilement en donnant le lien de partage dont on peut paramétrer la durée de validité et les conditions d’accès (mot de passe ou pas).
Le site web
On peut très bien, soit ne pas activer le site public et garder la fonctionnalité pour un usage interne, soit décider de ne mettre en ligne que certaines pages et d’en laisser d’autres en Brouillon pour un usage purement interne. Dans le deuxième cas de figure, les membres de l’association qui ont le droit de se connecter à l’interface d’administration devront :
- aller sur la catégorie qui est celle du site à usage interne, ici « Site interne », on peut l’appeler comme on veut (intranet, wiki, fonctionnement asso, etc.) en cliquant sur le bouton
Sous-catégorie et pages; - cliquer sur le bouton
Prévisualiserde la page concernée pour voir la page.
Cette procédure évite d’avoir à se poser la question de la façon de faire un site intranet et peut être très pratique si l’association a, par ailleurs, un site web.
Les fichiers texte
La fonctionnalité
Cette fonctionnalité permet, par exemple de faire des comptes-rendus de réunion au fil de l’eau, et donc de gagner du temps. On peut aussi l’utiliser pour la rédaction de textes collaboratifs qui pourront ensuite être copiés-collés, mis en forme et complétés dans des traitements de texte pour une utilisation plus diversifiée.
Une association qui a un site internet hébergé ailleurs, peut aussi utiliser cette fonctionnalité pour la rédaction ou la traduction d’un texte qui sera publié ensuite sur le site. Dans ce cas de figure, cela permet de limiter les accès en rédaction au dit site public tout en ouvrant le nombre de personnes susceptibles d’intervenir ponctuellement sur un article.
Utilisation
Aller dans Document, cliquer sur l’onglet Nouveau fichier texte.
Nommer le fichier (donnez-lui un nom clair et précis de préférence) et cliquer sur le bouton Créer le fichier.
Une fois ceci fait, on se retrouve sur le répertoire où on était, cliquer sur le bouton Modifier du texte à modifier, ici « CR réunion préparatoire à AG.skriv ».
Saisir le texte dans la fenêtre de saisie. Cliquer sur Enregistrer pour garder les modifications et (puis) sur Fermer pour fermer la fenêtre. En effet, enregistrer ne ferme pas la fenêtre.
Si on veut avoir plus de possibilités de mise en forme que ce qui figure dans la barre d’icônes en haut de la fenêtre, cliquer sur l’icône avec un point d’interrogation : « ? ».
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Mis à jour le jeudi 9 février 2023