Que faire quand, dans une association on a des familles ou des personnes qui en parrainent d’autres et paient leur cotisation. Comment lier les personnes ? Pour cela, on va ajouter des champs à la fiche membre.

Configuration de la fiche membre

Créer un champ par type de proximité en fonction des besoins de l’association, par exemple :

• Adulte sous tutelle
• Autre proximité
• Conjoint
• Enfant
• Ouvrant droit
• Parrain

Dans le champ, on indiquera les nom et prénom ou le numéro de l’adhérent lié en fonction des besoins. Au moment de la création du champ, il peut être utile de mentionner dans le champ Aide ce qui doit figurer dans ce champ.

Avantages : on peut faire une Recherche avancée qui permet de faire ressortir toutes les proximités ou chercher pour une personne donnée toutes ses proximités (combien une personne en parraine par exemple).

Inconvénients : on n’a pas les membres proches de la personne sur sa fiche, mais il est possible d’ajouter cela en notes par exemple, si c’est utile.

Pour compléter, on peut aussi ajouter un champ « famille » ou « proximité », qui sera alimenté du nom ou du numéro de la famille.

Une recherche avancée au nom de famille (dans l’exemple) permet de trouver les personnes rattachées à une autre et leur degré de proximité.

Ici, on a utilisé une combinaison de recherche : critère et groupe de critères. On voit, dans les résultats, toutes les personnes liées à un membre de l’association et comment.

Des recherches SQL pourraient sans doute donner des résultats plus fins ou plus globaux. On peut également exporter la liste et utiliser les fonctionnalités de filtre ou de table dynamique des logiciels tableurs pour cela (pas très conseillé sir l’association comporte plusieurs milliers de membres).

Paiement unique pour diverses personnes activités, cotisations

À partir du moment où il y a des relations de proximité entre adhérents, on a des personnes qui paient les cotisations et autres activités pour d’autres.

Un tarif, des cases à cocher ou décocher

Pour noter que la cotisation ou l’activité est payée et la relier à chaque membre :

• faire une écriture par membre ;
• laisser la case Enregistrer en compta décochée, l’écriture ne sera pas prise en compte dans la comptabilité, mais l’activité sera bien reliée au membre et notée comme payée.

Inconvénient de la méthode : il faut penser à cocher ou décocher la case en fonction de la personne pour qui on passe l’écriture.

Deux tarifs pour une activité

On peut aussi créer deux tarifs dont un qui ne sera pas saisi en comptabilité :

• un pour le paiement global par les parents, parrains, etc. qui sera saisi en comptabilité, dans ce cas il faut cocher la case Enregistrer en comptabilité ① ;
• et une pour les personnes pour qui cette activité est payée en laissant la case décochée ②.

Inconvénient de la méthode : les risques de se tromper d’écriture, minimisés par le soin apporté à la rédaction du libellé et à sa description.

Pour compléter

• Catégories et activités
• Personnalisation de la fiche membres