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Gestion d'association simple, complète et efficace

L’extension Caisse, utilisation

Une fois les catégories et produits configurés dans l’extension, rappel, en passant par le bouton Gestion et statistiques, on peut utiliser l’extension pour la gestion des entrées (adhésions, dons, ventes) en espèces et, notamment sur une manifestation accueillant du public, enregistrer les paiements par chèque.

Ouvrir la caisse

La caisse s’ouvre et se ferme, non pas sur l’exercice mais par sessions. Grosso modo, on ouvre la caisse, et on la ferme, à chaque manifestation accueillant du public et susceptible de générer des ventes, des adhésions, ou des dons en espèces. Dans le cadre d’un atelier associatif de réparation de vélo, par exemple, ce serait chaque jour ou l’association accueille du public.

Appuyer sur le bouton Ouvrir la caisse ①, on arrive sur l’écran de saisie du solde de la caisse à l’ouverture ②, lequel montant doit être exactement celui des espèces contenus dans la caisse de l’association.

Ouverture de la session de caisse.
Ouverture de la session de caisse.

Terminer en appuyant sur le bouton Ouvrir la caisse. L’écran montre alors trois boutons :

La caisse est ouverte.
La caisse est ouverte.
  1. + Nouvelle note : la note c’est ce qu’on encaisse et pourquoi (et pour générer, à partir de ça des équivalents de tickets de caisse) ;
  2. Résumé : c’est le « journal » des opérations ;
  3. Clôturer la caisse.

Générer des notes pour enregistrer les encaissements

La page de note comporte à gauche ① la note de caisse à remplir, par des éléments à droite ②.

Nouvelle note de caisse, ici avec les produits « exemple » de l’extension.
Nouvelle note de caisse, ici avec les produits « exemple » de l’extension.

Cliquer (ordinateur) ou appuyer (terminaux mobiles) sur la référence à droite pour l’ajouter à la note.

À savoir : la recherche rapide recherche dans le champ nom du produit, pas dans sa description.

Elle s’ajoutera avec, en quantité, le nombre total d’éléments en stock. Cliquer (ou appuyer) sur la quantité et saisir le nombre. Le montant se recalcule automatiquement.

Modification de la quantité.
Modification de la quantité.

Indiquer le mode de paiement, chèque ou espèce, et, idéalement, une référence, numéro du chèque et banque par exemple ce qui permettra de mieux suivre ce paiement.

Appuyer sur Enregistrer pour terminer.

Pour associer un membre de l’association à une note et générer un reçu nominatif, appuyer sur le bouton Renommer. Il ouvre un champ de recherche, entrer des lettres du nom (les premières, par exemple) et cliquer sur le nom de la personne concernée.

Le résultat de la recherche, cliquer ou appuyer sur le nom de la personne concernée.
Le résultat de la recherche, cliquer ou appuyer sur le nom de la personne concernée.

Le reçu généré a un numéro qui s’incrémente automatiquement.

Terminer en clôturant la note. Il faut générer une note par personne. Le reçu, au format pdf, peut être imprimé ou envoyé par courriel aux personnes. Il comporte, outre les données de l’association et celle de l’opération, le logo de l'association, s’il a été configuré.

Un reçu avec le logo de l’association en haut à gauche.
Un reçu avec le logo de l’association en haut à gauche.

Résumé

Le bouton Résumé donne accès aux informations sur la caisse :

  • par catégorie :
Recettes par catégories.
Recettes par catégories.
  • total par moyen de paiement :
Répartition par type de règlement, chèques ou espèce.
Répartition par type de règlement, chèques ou espèce.
  • liste des règlements :
Liste des règlements.
Liste des règlements.

Si une personne a fait un règlement et qu’elle n’est pas dans la liste des membres de l’association, cliquer sur le bouton Inscrire ce membre à droite, ouvre une fiche de membre avec le nom déjà rempli et qu’il ne reste plus qu’à compléter. Cela peut se faire après la clôture de la caisse1.

Clôture de la caisse

Tout ne pouvant se faire automatiquement par ordinateur. Quand on clôture la caisse, il y a des vérifications manuelles à faire.

  1. vérification du solde à la fermeture, il peut être différent si, entretemps, notamment, il y a eu des paiements par la caisse pour l’association (par exemple les frais de bouche des bénévoles au cours de la manifestation, justifiés par des notes) ;
Vérification des espèces contenues dans la caisse.
Vérification des espèces contenues dans la caisse.
  1. vérification du nombre de chèques, il faut cocher chaque case pour pouvoir fermer la note ;
Vérification du nombre de chèques.
Vérification du nombre de chèques.
  1. confirmer et clôturer.
Confirmation avant clôture de la caisse.
Confirmation avant clôture de la caisse.

Une fois la session de caisse clôturée, on voit s’afficher en haut le montant à l’ouverture et celui à la fermeture ainsi que les détails. Il est possible également de générer un fichier pdf qui reprend toutes ces données, et, évidemment, le détail des notes avec en plus des informations ci-dessus, le détail par personne.

Inscrire une personne à partir d’une note de caisse.
Inscrire une personne à partir d’une note de caisse.

Synchronisation avec la comptabilité

Une fois la caisse fermée, on peut la synchroniser avec la comptabilité, ce qui évite de passer soi-même les écritures et limites les risques d’erreur. Pour cela, dans le menu principal, aller sur la Caisse et sur le bouton Gestion et statistiques.

Gestion de la caisse
Gestion de la caisse

Dans l’onglet Comptabilité, sélectionner l’exercice en cliquant sur la flèche à droite (ici Exercice 2022) et appuyer sur le bouton Synchroniser. Quand c’est fait, le logiciel reste sur la page mais indique, en haut le nombre d’écritures qui ont été passées.

Caisse synchronisée.
Caisse synchronisée.

On peut cliquer sur Voir les écritures pour avoir le détail qui est basé sur une recherche :

La recherche.
La recherche.

Le détail des écritures, ici on a trois sessions de caisse.

Les sessions de caisse dans la comptabilité.
Les sessions de caisse dans la comptabilité.

En cliquant sur Détails on accède à l’écriture.

L’écriture est de type avancée.
L’écriture est de type avancée.

On notera qu’il s’agit d’une écriture de type avancé. Si on veut vérifier au niveau du Suivi des écritures, il faudra aller dans l’onglet Saisie avancée.

Il est également possible d’exporter les données de la caisse au format csv si on préfère pour les importer dans la comptabilité.

Aller plus loin

1

Et donc, après la fin de la manifestation, à tête reposée.

Mis à jour le mardi 10 janvier 2023