Une fois les catégories et produits configurés dans l’extension, rappel, en passant par le bouton Gestion et statistiques, on peut utiliser l’extension pour la gestion des entrées (adhésions, dons, ventes) en espèces et, notamment sur une manifestation accueillant du public, enregistrer les paiements par chèque.

Ouvrir la caisse

La caisse s’ouvre et se ferme, non pas sur l’exercice mais par sessions. Grosso modo, on ouvre la caisse, et on la ferme, à chaque manifestation accueillant du public et susceptible de générer des ventes, des adhésions, ou des dons en espèces. Dans le cadre d’un atelier associatif de réparation de vélo, par exemple, ce serait chaque jour ou l’association accueille du public.

Appuyer sur le bouton Ouvrir la caisse ①, on arrive sur l’écran de saisie du solde de la caisse à l’ouverture ②, lequel montant doit être exactement celui des espèces contenus dans la caisse de l’association.

Terminer en appuyant sur le bouton Ouvrir la caisse. L’écran montre alors trois boutons :

1. + Nouvelle note : la note c’est ce qu’on encaisse et pourquoi (et pour générer, à partir de ça des équivalents de tickets de caisse) ;
2. Résumé : c’est le « journal » des opérations ;
3. Clôturer la caisse.

Générer des notes pour enregistrer les encaissements

La page de note comporte à gauche ① la note de caisse à remplir, par des éléments à droite ②.

Cliquer (ordinateur) ou appuyer (terminaux mobiles) sur la référence à droite pour l’ajouter à la note.

À savoir : la recherche rapide recherche dans le champ nom du produit, pas dans sa description.

Elle s’ajoutera avec, en quantité, le nombre total d’éléments en stock. Cliquer (ou appuyer) sur la quantité et saisir le nombre. Le montant se recalcule automatiquement.

Indiquer le mode de paiement, chèque ou espèce, et, idéalement, une référence, numéro du chèque et banque par exemple ce qui permettra de mieux suivre ce paiement.

Appuyer sur Enregistrer pour terminer.

Pour associer un membre de l’association à une note et générer un reçu nominatif, appuyer sur le bouton Renommer. Il ouvre un champ de recherche, entrer des lettres du nom (les premières, par exemple) et cliquer sur le nom de la personne concernée.

Le reçu généré a un numéro qui s’incrémente automatiquement.

Terminer en clôturant la note. Il faut générer une note par personne. Le reçu, au format pdf, peut être imprimé ou envoyé par courriel aux personnes. Il comporte, outre les données de l’association et celle de l’opération, le logo de l'association, s’il a été configuré.

Résumé

Le bouton Résumé donne accès aux informations sur la caisse :

• par catégorie :

• total par moyen de paiement :

• liste des règlements :

Si une personne a fait un règlement et qu’elle n’est pas dans la liste des membres de l’association, cliquer sur le bouton Inscrire ce membre à droite, ouvre une fiche de membre avec le nom déjà rempli et qu’il ne reste plus qu’à compléter. Cela peut se faire après la clôture de la caisse1.

Clôture de la caisse

Tout ne pouvant se faire automatiquement par ordinateur. Quand on clôture la caisse, il y a des vérifications manuelles à faire.

1. vérification du solde à la fermeture, il peut être différent si, entretemps, notamment, il y a eu des paiements par la caisse pour l’association (par exemple les frais de bouche des bénévoles au cours de la manifestation, justifiés par des notes) ;

2. vérification du nombre de chèques, il faut cocher chaque case pour pouvoir fermer la note ;

3. confirmer et clôturer.

Une fois la session de caisse clôturée, on voit s’afficher en haut le montant à l’ouverture et celui à la fermeture ainsi que les détails. Il est possible également de générer un fichier pdf qui reprend toutes ces données, et, évidemment, le détail des notes avec en plus des informations ci-dessus, le détail par personne.

Synchronisation avec la comptabilité

Une fois la caisse fermée, on peut la synchroniser avec la comptabilité, ce qui évite de passer soi-même les écritures et limites les risques d’erreur. Pour cela, dans le menu principal, aller sur la Caisse et sur le bouton Gestion et statistiques.

Dans l’onglet Comptabilité, sélectionner l’exercice en cliquant sur la flèche à droite (ici Exercice 2022) et appuyer sur le bouton Synchroniser. Quand c’est fait, le logiciel reste sur la page mais indique, en haut le nombre d’écritures qui ont été passées.

On peut cliquer sur Voir les écritures pour avoir le détail qui est basé sur une recherche :

Le détail des écritures, ici on a trois sessions de caisse.

En cliquant sur Détails on accède à l’écriture.

On notera qu’il s’agit d’une écriture de type avancé. Si on veut vérifier au niveau du Suivi des écritures, il faudra aller dans l’onglet Saisie avancée.

Il est également possible d’exporter les données de la caisse au format csv si on préfère pour les importer dans la comptabilité.

Aller plus loin

• configuration de l’extension
• gestion des extensions intégrées
• encaissement des chèques

1

Et donc, après la fin de la manifestation, à tête reposée.