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L’extension Caisse, configuration

L’extension Caisse s’installe comme les autres. Une fois installée, il faut la configurer en saisissant les produit et en paramétrant l’exercice comptable.

Configuration de la caisse

Tous les paramétrages se font dans Gestion et statistiques.

Cliquer, dans le menu principal à gauche sur Caisse ①, puis, sur Gestion et statistiques ② :

Accès à la configuration.
Accès à la configuration.

Paramétrage des moyens de paiement

Pour configurer les moyens de paiement, aller sur l’onglet Moyen de paiement, en haut à droite, cliquer sur le bouton +Nouveau moyen de paiement. Il faudra indiquer :

  1. le nom du moyen de paiement (vous avez toute latitude pour ce faire),
  2. le numéro de code du plan comptable, par exemple 500 pour les espèces ou 512A pour le compte courant,
  3. un minimum si nécessaire (paiements par carte par exemple),
  4. un maximum au besoin (paiements par espèces, par exemple),
  5. s’il faut (case cochée) ou pas saisir une référence de paiement à chaque fois,
  6. activer le moyen de paiement pour la caisse ou pas, pour tous les produits ou pas.
Configuration des moyens de paiement.
Configuration des moyens de paiement.

Si la case « Accepter ce moyen de paiement pour tous les produits est décochée, il faudra aller sur la Gestion des produits et modifier les produits, un à un, pour indiquer quels sont les moyens de paiement acceptés. Évidemment, cette opération se fait aussi au moment de la configuration du produit.

Moyens de paiement acceptés pour un produit.
Moyens de paiement acceptés pour un produit.

Paramétrage des catégories (adhésions, produits dérivés, etc.)

Les catégories, comme leur nom l’indique, sont les types de produits, par exemple des t-shirts ou des mugs. Les produits sont les produits eux-mêmes ou leur déclinaison, par exemple des t-shirts en taille S, M, L ou encore des mugs en variante bleue, verte, blanche, etc.

Pour créer une catégorie, aller sur l’onglet (ordinateur) ou le bouton (téléphone et tablette) Catégorie, puis sur le bouton Nouvelle catégorie :

Ajouter une nouvelle catégorie.
Ajouter une nouvelle catégorie.

Il faut lui donner, un nom clair et précis, pas une référence catalogue incompréhensible, et un numéro de compte comptable.

Les comptes peuvent être, notamment :

  • 701 Vente de produits finis, s’ils sont fabriqués par l’association à partir de matières premières, qui peuvent être récupérées, recyclées ou réemployées, par exemple ce qui pourrait être fabriqué par les membres de l’association lors d’ateliers ou les productions d’un FabLab associatif ;
  • 706 Prestations de services, par exemple des participations à des ateliers ;
  • 707 Ventes de marchandises, notamment les t-shirts, mugs, sacs et autres produits dérivés que sont susceptibles de vendre les associations, ou encore, les pièces détachées de vélo, des livres qu’elle aurait produits bref, tout ce qui est susceptible d’être et revendu par l’association en l’état ;
  • 754 Ressources liées à la générosité du public (les dons) ;
  • 756 Cotisations.
Les catégories et leurs comptes
Les catégories et leurs comptes

Paramétrage des produits

Pour créer ou modifier un produit, dans l’onglet (ordinateur) ou sur le bouton (terminaux mobiles) Produit.

À savoir : la page de Gestion de produit ne montre que les catégories où il y a des produits.

puis sur Nouveau produit.

Il faut donc :

  1. choisir sa catégorie (liste déroulante) ;
  2. le nommer avec un nom clair et précis ;
  3. le décrire éventuellement ;
  4. indiquer le prix de vente (prix unitaire) ;
  5. la quantité, pour une adhésion, noter 1 ;
  6. le stock qui se recalcule après chaque clôture de caisse, pour une adhésion ou équivalent, laisser vide.
Fiche produit
Fiche produit

Pour terminer, les moyens de paiement acceptés. Valider en appuyant sur Enregistrer.

Comptabilité

Pour que la caisse soit synchronisée avec la comptabilité, aller sur Gestion et statistiques, aller sur `Comptabilité et indiquer l’exercice, ici : 2022.

Synchronisation de la caisse
Synchronisation de la caisse

Appuyer sur le bouton Synchroniser.

Aller plus loin

Mis à jour le mardi 10 janvier 2023