Un exemple de gestion des cotisations
Exemple : une association culturelle avec des activités et des cotisations
Soit une structure qui a à la fois des activités, des ateliers danse et musique et des cotisations avec des tarifs différents, des tarifs « fixes » ou calculés. Il y a ici deux ateliers, danse et musique et une cotisation. On peut voir combien de membres sont inscrits dans ces activités, combien ont leur inscription expirés (cotisation à renouveler ou participation à un atelier antérieur par exemple) et combien sont en attente de règlement.
En cliquant sur le nombre dans une des colonnes, par exemple ici, les Membres expirés de la ligne Cotisation annuelle, on accède à la liste des membres concernés.
En cliquant sur une activité, ici Cotisation annuelle, on peut voir la répartition par tarif avec la même répartition du paiement.
Quand une personne paie en plusieurs fois, on peut, ajouter un Nouveau règlement. Et ne marquer l’activité ou la cotisation comme payée qu’une fois que l’intégralité de paiement a été exécutée. Dans cet exemple, il s’agit de chèques à encaisser, compte 5112, on pourrait, autrement, comptabiliser cela dans le compte « 487 Produits constatés d’avance » ou dans un compte d’attente d’encaissement existant, le compte « 5115 Paiements par carte à encaisser » ou à créer selon les besoins.
Une fois que tout a été réglé et marqué comme payé ①), il suffit de modifier l’écriture pour indiquer le compte d’encaissement ②, le compte courant de l’association (512A) le plus souvent.
Chaque fois qu’on ajoute un paiement d’un membre au tarif concerné, le logiciel calcule ce qui reste à percevoir. Dans cette capture d’écran on a d’abord l’état après un premier versement de 50 € ①, puis, ensuite d’un deuxième du même montant ②.
Attention : supprimer un tarif supprime l’historique des membres inscrits à l’activité et qui ont payé, mais pas les écritures comptables.
Quand le montant de la participation financière est basé sur un calcul à partir d’un champ de la fiche des membres, il s’adapte automatiquement. Dans cet exemple, le montant de l’inscription à l’atelier est basé sur un champ intitulé « Revenu fiscal » dans lequel on entre le montant. Il y a quatre tranches. Les tarifs apparaissent dans l’ordre alphabétique croissant.
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Mis à jour le mardi 1 août 2023